29.03.1999
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Постановлению КМ РУз
от 29.03.1999 г. № 140
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству и организации контроля за исполнением документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов
I. Общие положения
II. Организация делопроизводства
III. Организация контроля за исполнением документов
Приложение № 1. Примерный перечень документов, не
подлежащих регистрации в общем отделе
Приложение № 2. Регистрационный штамп
Приложение № 3. Форма нумерационного бланка
Приложение № 4. Регистрационно-контрольная карточка
Приложение № 5. Решение хокима
Приложение № 6. Распоряжение хокима
Приложение № 7. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать
Приложение № 8. Протокол сессии областного Кенгаша
Приложение № 9. Протокол заседания постоянной комиссии областного Кенгаша народных депутатов
Приложение № 10. Номенклатура дел
Приложение № 11. Опись
Приложение № 12. Перечень типовых сроков исполнения документов
Схема № 1 организации исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан
Схема № 2 организации подготовки, исполнения и контроля за реализацией постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан
Схема № 3 учета, прохождения и организации контроля за исполнением корреспонденции, поступившей в аппарат Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов
Cхема № 4 организации рассмотрения и контроля исполнения писем, жалоб и заявлений граждан в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и работы с документами в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов Республики Узбекистан.
Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", устанавливается особыми инструкциями.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
2. На хокимов возлагается персональная ответственность за укрепление исполнительской дисциплины в территориальных органах управления и местных органах власти по обеспечению четкой реализации Инструкции по делопроизводству и Основных положений по контролю и проверке исполнения, всемерному содействию повышению производительности управленческого труда и его оптимизации за счет компьютеризации, рационализации и механизации делопроизводства.
Ответственность за организацию контроля и своевременного исполнения документов возлагается на руководителя группы по делопроизводству и контролю или ответственного работника, на которого персонально возложены обязанности по контролю исполнения, делопроизводство - на заведующего канцелярией аппарата хокимията, а за сохранность документов и работу с ними в подразделениях - на руководителей соответствующих служб.
3. Канцелярия хокимията, в соответствии с установленными порядком и сроками и по указанию руководства, знакомит работников аппарата хокимията с поступившими законами, постановлениями и другими актами Олий Мажлиса, указами и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями, распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан и другими поступающими документами, ознакамливает вновь принятых работников со структурой хокимията, Инструкцией по делопроизводству, Основными положениями по контролю и проверке исполнения, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами, регламентирующими деятельность хокимията.
4. Запрещается использовать в частных беседах сведения, связанные с правительственными документами, заседаниями и совещаниями, носящими служебный характер.
II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. Документирование управленческой деятельности
2. Прием, регистрация, оформление и направление поступающей корреспонденции
3. Учет и прохождение документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов
4. Оформление документов в областных, городских и районных хокимиятах
5. Оформление протоколов сессий Кенгаша народных депутатов, заседаний постоянных и временных их комиссий
6. Составление и оформление решений Кенгаша народных депутатов, решений и распоряжений хокима (приложения 4,5)
7. Составление номенклатуры и формирование дел
8. Обеспечение сохранности документов в аппарате хокимията
9. Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом "Для служебного пользования"
10. Прием и сдача дел при назначении, увольнении или переводе работников на другую работу
11. Ознакомление новых сотрудников с порядком работы в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятах областей, городов и районов
1. Документирование управленческой деятельности.
1.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией хокима в аппарате хокимията готовятся следующие распорядительные документы:
- решения областного, городского и районного Кенгаша народных депутатов;
- решения и распоряжения хокима;
- поручения хокима и его заместителей.
1.2. Результаты обсуждения вопросов на сессиях Кенгаша народных депутатов и заседаниях комиссий Кенгаша, оперативные совещания руководителей хокимията фиксируются в протоколах.
1.3. Служебные связи с вышестоящими органами, отделами исполнительного аппарата и другими организациями осуществляются путем составления писем. При необходимости срочной передачи информации она передается модемной, электронной почтой, по факсу или направляется в виде телефонограмм или телеграмм.
1.4. Хоким области, города, района подписывает решения Кенгаша народных депутатов, решения и распоряжения, протоколы оперативных совещаний, служебные письма, направляемые в вышестоящие организации. Приложения к решениям и распоряжениям хокима визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих служб.
Протоколы сессий Кенгаша народных депутатов подписываются председательствующим на сессии хокимом или его заместителем и секретарем сессии.
Докладные записки, справки и другие документы информационного и справочного характера визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих служб.
