29.03.1999
Составление описей дел
71. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются.
Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, долговременного хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела (отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.).
Описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности, заведенные в каждом календарном году.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.
Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении (приложение N 9); опись на дела долговременного хранения имеет дополнительную графу: "срок хранения, статья по перечню".
В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу, указывается дата.
72. Вместе с делами в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
VIII. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
73. Заведующий ведомственным архивом при приемке документов и дел проверяет правильность оформления их.
74. Документы и дела в архиве хранятся в порядке, установленном Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Узбекистан.
75. Дела выдаются из архива по запросам сотрудников организации под расписку.
Запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания на документах, полученных из архива.
76. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях по запросам прокуратуры и судебных органов с разрешения руководителя организации изъятие производится с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
Взятые из архива документы должны возвращаться в архив по минованию надобности, но не позже 15 дней.
Заведующий архивом ведет контроль за своевременным возвратом документов и дел.
77. Допуск к делам и документам лиц, не работающих в организации, производится только по письменному разрешению руководителя организации.
78. Дела и документы хранятся в ведомственном архиве в течение 15 лет, после чего передаются в установленном порядке в Центральный государственный архив Республики Узбекистан.
79. На заведующего архивом возлагается ответственность за сохранность сданных в архив дел, подготовку их для сдачи на государственное хранение.
-----------------------------------
* В дальнейшем вместо слов "министерств, государственных комитетов, ведомств, корпораций, концернов, ассоциаций, компаний и других центральных учреждений Республики Узбекистан" употребляется слово "организация".
