29.03.1999
VI. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел
53. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
54. В организациях составляются номенклатуры дел структурных подразделений, общественных организаций и на их основе - сводная номенклатура дел всей организации.
55. Номенклатура дел структурного подразделения и общественной организации составляется лицом, ответственным за документацию, с привлечением ведущих специалистов, согласовывается с ведомственным архивом и подписывается его руководителем (приложение N 6).
56. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем, согласовывается с центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) организации, затем с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации (приложение N 7).
57. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.
58. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.
59. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, номенклатура дел.
60. Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера по номенклатуре дел (например: 03-12). При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.I, т.II" и т.д.
61. Номенклатура дел в организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предстоящего года по установленной форме, печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново, в случае изменения функции и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.
Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается. Первый экземпляр сводной номенклатуры дел организации хранится в управлении делами, общем отделе, канцелярии, у секретаря, второй - используется в качестве рабочего, третий - должен находиться в ведомственном архиве, четвертый - остается в архивном учреждении, с которым согласовывалась номенклатура дел.
62. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
Формирование дел
63. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
64. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
65. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы данной организации и подведомственных ей организаций, все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке или в алфавитном.
66. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.
VII. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
Экспертиза ценности документов
Оформление дел
Составление описей дел
67. Организации обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество отработки, использование документов постоянного срока хранения, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные архивы или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).
Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
68. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб подведомственных организаций в организациях создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В подведомственных организациях и структурных подразделениях министерств, ведомств и центральных органов общественных организаций создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основании действующих типовых положений, согласовываются с архивными учреждениями и утверждаются руководителем организации.
Экспертные комиссии являются совещательными органами, их решения утверждаются руководителями организации.
Заседания (ЦЭК, ЭК) протоколируются.
Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием срока хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения и с отметкой "ЭПК".
По результатам экспертизы ценности составляются описи документов постоянного и долговременного хранения.
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.
Для организаций, сдающих документы на госхранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК архивного учреждения.
После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья.
Оформление дел
69. Дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.
Листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый в один край, нумеруется как один лист. Если лист сложен и подшит за середину, он нумеруется как два листа. Резолюция, составленная на отдельном от документа листе, подклеивается к соответствующему документу и нумеруется как самостоятельный лист.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях.
70. Обложку дел постоянного и долговременного хранения оформляют по установленной форме (приложение № 8).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела, в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы".
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части).
При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.
В конце дела на отдельном листе помещается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела. Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее, с указанием должности и даты составления.
