29.03.1999
Правила регистрации и индексирование документов
33. В индексе документа соблюдается следующая последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору корреспондентов, исполнителей.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через наклонную черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
34. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Регистрации подлежат как машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
35. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от назначения, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения коллегии, акты ревизий, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.
Место регистрации документа закрепляется в Инструкции по делопроизводству или в табеле документов организации.
36. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или в журналах.
Карточки и журналы должны иметь следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих в организацию документов), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), номер дела.
В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен и другими реквизитами, например: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложение и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны карточек определяется самой организацией.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.
При ответах на документы из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров указывается номер и дата документа, на который направляется ответ.
Графа "Название документа" заполняется в соответствии с названием регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. В графе "Автор (корреспондент)" при регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
В графе "Дата документа" указывается дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится тремя парами арабских цифр.
В графу "Индекс документа" переносится индекс с поступившего или отправляемого документа, присвоенный документу организацией-автором.
В графе "Дата поступления" отмечается дата поступления документа в организацию, переносится с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр.
В графу "Индекс поступления" заносится индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится с регистрационного штампа.
После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.
В графу "Заголовок документа" переносится заголовок, сформулированный на документе, или краткое содержание документа.
В графу "Резолюция" переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции.
В графе "Срок исполнения" проставляется число, месяц, год тремя парами арабских цифр, т.е. срок, к которому должен быть исполнен документ.
В графу "Отметка об исполнении" заносится краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа.
В графу "Дело №" заносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.
37. Для регистрации документов можно использовать вычислительную технику.
Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы
38. Регистрационно-контрольные карточки помещаются в картотеках. Справочная картотека делится на две части: на исполненные и неисполненные документы.
Разделы и рубрики первой части картотеки соответствуют разделам и рубрикам номенклатуры дел, т.е. разделы картотеки соответствуют структурным подразделениям учреждения, а рубрики - заголовкам дел и их индексам по номенклатуре. Разделами второй части картотеки на неисполненные документы являются названия корреспондентов, структурных подразделений (исполнителей) или числа месяца.
39. Карточки из разделов второй части по мере исполнения документов с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику первой части картотеки.
40. В зависимости от конкретных задач в организациях могут создаваться, кроме справочной картотеки, картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и тематические картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.
41. Учетные карточки при машинной обработке документов могут систематизироваться по задачам, названиям и кодам документов, а внутри каждого вида - по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и т.д.
При больших объемах учетных документов, соответственно частых запросах целесообразно внедрить автоматизированную систему обработки документов.
