29.03.1999
21. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица, заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем организации.
22. Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат).
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.
Копия документа изготовляется и выдается с разрешения руководителя организации или руководителя структурного подразделения.
Копия с документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка, рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
На первом листе копии документа делается отметка "копия". Заверительная надпись составляется по форме: верно, наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы и фамилия, дата заверения копии. Например:
Инспектор отдела кадров
25.01.99 подпись М.Т.Тураева
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью.
Копийный экземпляр исходящего документа (отпуск) содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника. Текст бланка не воспроизводится, на его месте проставляется дата подписания и регистрационный индекс.
Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильно подпись подлинника, удостоверяются печатью.
На размноженном экземпляре указывается номер заказа и тираж.
23. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции, в состав которой должны входить следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (в необходимых случаях). Резолюция подписывается и датируется. Например:
Максимову А.А.
Прошу подготовить план
реализации продукции к
21.01.99
Мирзабаев 02.02.99
Резолюция, как правило, должна располагаться в верхней части документа ниже реквизита "адресат".
24. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе.
Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа, в левом нижнем углу. Например:
Азимбеков 441520
IV. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Порядок обработки поступающих документов
Порядок обработки отправляемых документов
Правила регистрации и индексирование документов
Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы
Порядок обработки поступающих документов
25. Прием и первичная обработка документов осуществляются централизованно управлением делами, общим отделом, канцелярией или секретарем.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется наличие документов в нем (включая приложения).
При обнаружении недостачи или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в общем отделе, канцелярии, у секретаря, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.
Ошибочно направленные документы отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Конверты от поступивших документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе в нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп, который включает сокращенное наименование организации получателя, дату поступления документа и его индекс.
Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.
26. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальные подразделения по рассмотрению писем граждан или в управление делами, общий отдел, канцелярию (секретарю).
Порядок организации работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, а также организация приема граждан руководителями организаций определяются отдельным Положением.
Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретарем.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров Республики Узбекистан и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.
Остальные документы после предварительного рассмотрения в управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретарем направляются заместителям руководителя согласно распределению обязанностей между ними.
27. Отработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Документы, полученные из Аппарата Президента Республики Узбекистан и Кабинета Министров Республики Узбекистан, передаются исполнителям в течение часа после получения документа.
Порядок обработки отправляемых документов
28. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
29. На заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
30. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
31. Учет количества документов.
Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
Подсчет количества документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета. При работе на автоматизированной системе работы с документами - по соответствующим выходным формам.
Результаты учета документов обобщаются управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
32. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной обработки документов и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.
