29.03.1999
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к Постановлению КМ РУз
от 29.03.1999 г. № 140
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппаратах министерств, государственных комитетов, ведомств, корпораций, концернов, ассоциаций, компаний и других центральных учреждений Республики Узбекистан
I. Общие положения
II. Документирование управленческой деятельности
III. Составление и оформление исходящих и внутренних документов
IV. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции
V. Организация контроля за исполнением документов
VI. Составление номенклатур дел и формирование дел
VII. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
VIII. Хранение документов в ведомственном архиве и порядок выдачи их во временное пользование
Приложение № 1. Схема № 1 организации исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан в министерствах и ведомствах
Приложение № 2. Схема № 2 организации подготовки, исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Кабинета Министров
Приложение № 3. Схема № 3 учета, прохождения и организации контроля за исполнением корреспонденции, поступившей в аппарат министерств и ведомств
Приложение № 4. Схема № 4 организации рассмотрения и контроля исполнения писем, жалоб и заявлений граждан в министерствах и ведомствах
Приложение № 5. Образцы контрольных карточек
Приложение № 6. Номенклатура дел структурного подразделения (общественной организации)
Приложение № 7. Сводная номенклатура дел
Приложение № 8. Обложки дел постоянного и долговременного хранения
Приложение № 9. Опись дел структурного подразделения, организации
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Примерная инструкция определяет правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, корпорациях, концернах, ассоциациях, компаниях и других центральных учреждениях Республики Узбекистан *.
2. Ответственность за состояние делопроизводства возлагается на управление делами, общий отдел, канцелярию, секретаря; персонально - на руководителя этого структурного подразделения.
Работа с документами в структурном подразделении возлагается на секретаря или другое лицо, определенное для этой работы.
Управление делами, общий отдел, канцелярия осуществляют организационное и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
3. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией по делопроизводству в организации.
II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4. Состав управленческих документов определяется: компетенцией и функциями организаций; кругом управленческих действий по реализации функций управления; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления, утвержденных уставами, положениями и др. нормативными документами.
5. В целях сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель составляется на основе положений (уставов) об организации, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении табеля могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного сроков хранения.
Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем.
Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
