Приложение №1 "Инструкция по делопроизводству и организации контроля за исполнением документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов"

29.03.1999

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Постановлению КМ РУз

от 29.03.1999 г. № 140

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству и организации контроля за исполнением документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов

I. Общие положения

II. Организация делопроизводства

III. Организация контроля за исполнением документов

Приложение № 1. Примерный перечень документов, не

подлежащих регистрации в общем отделе

Приложение № 2. Регистрационный штамп

Приложение № 3. Форма нумерационного бланка

Приложение № 4. Регистрационно-контрольная карточка

Приложение № 5. Решение хокима

Приложение № 6. Распоряжение хокима

Приложение № 7. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Приложение № 8. Протокол сессии областного Кенгаша

Приложение № 9. Протокол заседания постоянной комиссии областного Кенгаша народных депутатов

Приложение № 10. Номенклатура дел

Приложение № 11. Опись

Приложение № 12. Перечень типовых сроков исполнения документов

Схема № 1 организации исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан

Схема № 2 организации подготовки, исполнения и контроля за реализацией постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан

Схема № 3 учета, прохождения и организации контроля за исполнением корреспонденции, поступившей в аппарат Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов

Cхема № 4 организации рассмотрения и контроля исполнения писем, жалоб и заявлений граждан в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов. 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и работы с документами в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов Республики Узбекистан.

Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", устанавливается особыми инструкциями.

Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

2. На хокимов возлагается персональная ответственность за укрепление исполнительской дисциплины в территориальных органах управления и местных органах власти по обеспечению четкой реализации Инструкции по делопроизводству и Основных положений по контролю и проверке исполнения, всемерному содействию повышению производительности управленческого труда и его оптимизации за счет компьютеризации, рационализации и механизации делопроизводства.

Ответственность за организацию контроля и своевременного исполнения документов возлагается на руководителя группы по делопроизводству и контролю или ответственного работника, на которого персонально возложены обязанности по контролю исполнения, делопроизводство - на заведующего канцелярией аппарата хокимията, а за сохранность документов и работу с ними в подразделениях - на руководителей соответствующих служб.

3. Канцелярия хокимията, в соответствии с установленными порядком и сроками и по указанию руководства, знакомит работников аппарата хокимията с поступившими законами, постановлениями и другими актами Олий Мажлиса, указами и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями, распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан и другими поступающими документами, ознакамливает вновь принятых работников со структурой хокимията, Инструкцией по делопроизводству, Основными положениями по контролю и проверке исполнения, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами, регламентирующими деятельность хокимията.

4. Запрещается использовать в частных беседах сведения, связанные с правительственными документами, заседаниями и совещаниями, носящими служебный характер.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Документирование управленческой деятельности

2. Прием, регистрация, оформление и направление поступающей корреспонденции

3. Учет и прохождение документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов

4. Оформление документов в областных, городских и районных хокимиятах

5. Оформление протоколов сессий Кенгаша народных депутатов, заседаний постоянных и временных их комиссий

6. Составление и оформление решений Кенгаша народных депутатов, решений и распоряжений хокима (приложения 4,5)

7. Составление номенклатуры и формирование дел

8. Обеспечение сохранности документов в аппарате хокимията

9. Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом "Для служебного пользования"

10. Прием и сдача дел при назначении, увольнении или переводе работников на другую работу

11. Ознакомление новых сотрудников с порядком работы в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятах областей, городов и районов

1. Документирование управленческой деятельности.

1.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией хокима в аппарате хокимията готовятся следующие распорядительные документы:

- решения областного, городского и районного Кенгаша народных депутатов;

- решения и распоряжения хокима;

- поручения хокима и его заместителей.

1.2. Результаты обсуждения вопросов на сессиях Кенгаша народных депутатов и заседаниях комиссий Кенгаша, оперативные совещания руководителей хокимията фиксируются в протоколах.

1.3. Служебные связи с вышестоящими органами, отделами исполнительного аппарата и другими организациями осуществляются путем составления писем. При необходимости срочной передачи информации она передается модемной, электронной почтой, по факсу или направляется в виде телефонограмм или телеграмм.

1.4. Хоким области, города, района подписывает решения Кенгаша народных депутатов, решения и распоряжения, протоколы оперативных совещаний, служебные письма, направляемые в вышестоящие организации. Приложения к решениям и распоряжениям хокима визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих служб.

Протоколы сессий Кенгаша народных депутатов подписываются председательствующим на сессии хокимом или его заместителем и секретарем сессии.

Докладные записки, справки и другие документы информационного и справочного характера визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих служб.

2. Прием, регистрация, оформление и направление поступающей корреспонденции

2.1. Вся несекретная корреспонденция, поступающая в Совет Министров Республики Каракалпакстан, областной, городской или районный хокимият, принимается канцелярией, а в нерабочее время - ответственным дежурным или помощником, которые обязаны после дежурства сдать ее в канцелярию. Не разрешается принимать корреспонденцию непосредственно в секретариатах хокимията (кроме срочной информации, запрашиваемой секретариатами, отделами и группами хокимията).

2.2. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляются централизованно в канцелярии хокимията.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении повреждения, недостачи документов или приложений к ним необходимо немедленно сообщить об этом отправителю и составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.

Ошибочно направленные в хокимият документы канцелярией отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

Конверты от поступающих документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с грифом "Лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

2.3. Поступившая в канцелярию корреспонденция разделяется на подлежащую и не подлежащую регистрации. Не подлежат регистрации документы согласно приложению 1. На корреспонденции, подлежащей регистрации, проставляется регистрационный штамп (приложение 2).

Предложения, заявления и жалобы граждан, независимо от того, откуда они поступили, в т.ч. с надписью "Лично", регистрируются и учитываются отдельно.

В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно- контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Хокиму передаются документы вышестоящих органов, а также корреспонденция, содержащая информацию по принципиальным вопросам деятельности хокимията, требующим решения хокима.

Остальные документы передаются заместителям хокима, в секретариаты и соответствующие службы хокимията.

3. Учет и прохождение документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов

3.1. После регистрации корреспонденция с резолюцией хокима направляется заместителям хокима и в другие подразделения.

3.2. Учет, организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан (перечень утвержден постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 г. № 12) осуществляются в установленном порядке (схемы № 1, 2 - прилагаются).

3.3. Работа с корреспонденцией, подготавливаемой подразделениями хокимията и поступающей из других организаций, осуществляется в следующем порядке:

- указания по исполнению документов отражаются в резолюциях. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения резолюции на регистрационную карточку и затем доставляются по назначению;

- обработка и передача документов должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;

- если документ находится на исполнении у нескольких работников, то ответственным за его исполнение является работник, фамилия которого в резолюции указана первой.

Не допускается прием документов в хокимияте без регистрации в канцелярии.

3.4. Обработка и отправка исходящих документов осуществляются централизованно канцелярией хокимията.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник канцелярии проставляет свою фамилию и дату отправки.

Документы, поступившие в канцелярию для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или в срок не более 1 суток.

3.5. Передача документов между отделами аппарата хокимията осуществляется через канцелярию.

3.6. Ежемесячно, в нарастающем порядке, а затем в целом за год, канцелярией обобщаются данные по учету входящих, исходящих и аппаратных (имеются в виду документы, составленные работниками хокимията) документов. Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

3.7. Индекс входящего (исходящего документа) состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера.

Исключение составляют индексы решений, распоряжений и протоколов. Их индексами являются их регистрационные номера, присваиваемые в пределах каждого вида документа.

Присвоение очередному документу регистрационного номера необходимо производить при помощи формы нумерационного бланка (приложение 3), которая оформляется отдельно для входящих, исходящих и аппаратных документов.

3.8. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 4). Состав реквизитов карточки может быть дополнен ("исполнители", "расписка исполнителя", "ход исполнения" и др.) в графе "Контрольные отметки".

При регистрации документов на карточках следует самостоятельно регистрировать только инициативные документы (запросы), составленные в данном хокимияте или присланные из других организаций. Данные об ответных документах фиксируются на той же карточке.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документов. На ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.

В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации аппаратных документов в этой графе указывается наименование самого хокимията.

В графе "Дата поступления и индекс документа" указывается дата поступления документа и индекс, который присваивается ему в хокимияте.

В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа. При регистрации исходящей корреспонденции или аппаратного документа здесь указывается дата подписания регистрируемого документа и его исходящий индекс или регистрационный номер.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.

В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывается фамилия лица, которому поручается исполнение, краткое конкретное указание о решении вопроса, срок исполнения, ее автор и дата.

В графе "Отметка об исполнении документа" записывается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе "Роспись в получении" и "дата" расписывается исполнитель и проставляется дата получения документа.

В графе "Контрольные отметки" делаются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа.

Графы регистрационной карточки "Фонд N ", "Опись N ", "Дело N " заполняются в архиве.

3.9. Регистрационные карточки печатаются в количестве, необходимом для ведения картотек согласно установленным внутренним правилам.

Обязательным является ведение справочной картотеки, в которой карточки размещаются в хронологическом порядке от ранних к поздним срокам согласно регистрационным номерам.

Кроме справочной, могут формироваться контрольная картотека, а также картотеки по исполнителям, территории и т.д.

Подсчет количества документов осуществляется по учетным (регистрационным) карточкам и журналам учета, при работе на автоматизированной системе с документами - по соответствующим выходным формам.

3.10. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной обработки документов и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

Картотека на письма, заявления, жалобы граждан составляется по алфавиту их фамилий и по порядку регистрационных номеров.

4. Оформление документов в областных, городских и районных хокимиятах

4.1. Каждый вид документа (решение, распоряжение, протокол, письмо, докладная записка, справка и т.д.) должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стандартный порядок их расположения.

4.2. Обязательными требованиями при составлении и оформлении документов являются: указание кода хокимията *; указание автора (наименование хокимията или Кенгаша, как правило, воспроизводится на бланке документа); указание вида документа, составление заголовка к тексту; адрес и датирование; индексация документа: подпись ответственного лица, подготовившего документ; проставление отметок о согласовании документа - визы; удостоверение документа (подпись, утверждение, проставление печати); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.3. Для составления документов применяются бланки форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм).

На бланке документа должен быть состав реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТОМ 6.38-90. "Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Изготавливаются типографским способом: бланки для писем и общие бланки для оформления распорядительных документов, протоколов и других.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов составляется более 200 в год.

Бланки решений и распоряжений изготавливаются с учетом расположения реквизитов по ширине листа, а других служебных документов - углового расположения (приложения 5, 6).

На бланках воспроизводится Государственный герб Республики Узбекистан.

Бланки документов должны иметь поля (в мм); левое - 20; верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.

4.4. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

4.5. Наименование вида документа должно указываться на каждом документе (за исключением писем).

4.6. Заголовок документа должен быть кратким и точно передавать содержание текста. Формулировать заголовки рекомендуется, согласовывая с названием документа, например: решение (о чем?) "О регистрации предприятия..."; протокол (чего?) "заседания комиссии Кенгаша...".

Заголовок пишется в левой части листа. Заголовок не проставляется на распоряжениях, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бланках формата А5.

4.7. Документы адресуются в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:

Ферганский нефтеперерабатывающий завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту

Эргашеву Э.Я.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Ташкентского

колледжа связи

Нуритдинову Э.И.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий и

руководителям организаций

Чиланзарского района г. Ташкента

Документ не должен содержать более четырех адресатов; слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

700114, Ташкент, Юнусабад,

19 квартал, д.6, кв.3.

Юсупову А.Ю.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

4.8. При оформлении даты на русском языке используются арабские цифры, которыми обозначаются число, порядковый номер месяца, две последние цифры года, например: 09.01.99.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 15 ноября 1999 г.

4.9. Внутреннее согласование проекта документа (со структурными подразделениями, должностными лицами) оформляется визой, которая включает в себя, кроме личной подписи, ее расшифровку, т.е. запись инициалов и фамилии, и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего документ лица.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. Например:

Заведующий секретариатом (личная подпись) С.М. Мирзаев

Замечания прилагаются 24.01.99.

Проекты решений, распоряжений визируются на первом экземпляре, на других документах визы проставляются на лицевой стороне на экземплярах, остающихся в аппарате хокимията.

Визы располагают ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа.

4.10. Внешнее согласование (с другими организациями) оформляется грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования проставляется ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа и включает в себя следующие элементы: слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку, дату, например:

Согласовано

Начальник Управления финансов

хокимията Ферганской области

(личная подпись, указать инициалы и

фамилию)

10.01.99

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Протокол заседания профкома

15.01.99 N 25

или

Согласовано

Письмо Минфина Республики Узбекистан

15.10.98 N 01 -4/1 35

4.11. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформляется не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Хоким Ташкентской области (личная подпись, указать

инициалы и фамилию)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При длительном отсутствии хокима документы подписывает его первый заместитель или один из заместителей хокима, на которого возложено исполнение обязанностей хокима. При этом обязательно называется фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставление наклонной черты перед наименованием должности.

4.12. Документ, подлежащий утверждению хокимом или его заместителями, должен иметь гриф утверждения, который включает в себя: слово "Утверждаю", наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, запись инициалов, фамилии и дату, например:

Утверждаю

Хоким Ташкентской области

Подпись (расшифровка подписи - инициалы, фамилия)

17.09.98

Если документ утверждается коллегиальным органом, гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

Протокол сессии

Чирчикского городского Кенгаша

20.01.99 N 8

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа.

4.13. На документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных прилагаемым перечнем (приложение 7), подпись хокима или его заместителей заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются хокимом.

4.14. Поручения по исполнению документа даются в форме резолюции хокима, его заместителей или руководителя структурного подразделения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок исполнения (в необходимых случаях); личная подпись руководителя; дата резолюции.

Например:

Мирзабаеву Б. М.

Прошу подготовить проект бюджета

района к 5.12.98

(подпись) Р.Абидов

03.11.98

4.15. Прохождение документа в хокимияте сопровождается проставлением на нем соответствующих отметок.

Отметка о поступлении (регистрации) проставляется на нижней части первого листа документа справа.

Отметка о взятии документа на контроль проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и обозначается словом "Назорат" или буквой "Н". (Порядок регистрации документов, перечень которых определен постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года N 12, осуществляется в соответствии с утвержденными данным постановлением Основными положениями).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; дату направления документа в дело; подпись исполнителя. Отметка об исполнении документов, находящихся на контроле, осуществляется в установленном порядке (Решение хокима - соответствующим решением после исполнения; поручение руководства - резолюцией руководства, давшего его; остальные - руководителями подразделений аппарата хокимията).

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя (составителя) документа и номера его служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа, или, при отсутствии места, на оборотной его стороне, например:

Хашимов 771168.

4.16. Если к документу имеются приложения, то отметки о наличии приложений оформляются следующим образом.

В решениях, распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Разработать и представить на утверждение проект бюджета области по форме, указанной в приложении".

Приложения к распорядительным документам должны содержать в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение

к решению сессии Ташкентского областного Кенгаша

народных депутатов 12.10.98. N 8/1-14

При наличии нескольких приложений к решению на них проставляют порядковые номера без знака "N" (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.).

Сведения о наличии приложений к параметрам, отчетам, протоколам, письмам и т.д. указывают после текста документа перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: на 8 л., в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Перечень объектов, подлежащих вводу в эксплуатацию в 1999 году, на 2 л. в 1 экз.

2. Список недостающего оборудования на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

Письмо финансового управления Хокимията Ташкентской области от 15.02.99. 104-1/202 и приложение к нему, всего на 16 л., в 5 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л., в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

4.17. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа, выписка - копия части документа.

Копии (выписки) документов хокимията изготавливаются и выдаются с разрешения управляющего делами (заведующего канцелярией). В случаях, предусмотренных постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года N 12, управляющий делами (заведующий канцелярией) в установленные сроки выдает копии документов, поступающих в хокимият.

При формировании личных дел сотрудников разрешается изготавливать копии и выписки документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о рождении и т.п.).

Копия (выписка) документа воспроизводится на общем бланке хокимията и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего их соответствие подлиннику.

Если копия изготавливается не на бланке, но с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. В верхнем правом углу первого листа копии документа ставится отметка "Копия". Заверительная надпись составляется по форме:

Верно

Специалист управления делами (канцелярии). Подпись З.Мусаева 25.11.98.

Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "подпись".

При пересылке копии (выписки) документа в другие организации или выдаче ее на руки отдельным лицам заверительную надпись удостоверяют печатью.

4.18. В целях обеспечения сохранности и учета бланков в хокимиятах все бланки по каждому виду (решение, распоряжение, письмо) должны быть пронумерованы. Номер проставляется в левом верхнем углу оборотной стороны бланка.

4.19. При ответах на документы из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров указывается номер и дата документа, на который направляется ответ.

5. Оформление протоколов сессий Кенгаша народных депутатов, заседаний постоянных и временных их комиссий

5.1. Документы сессий, заседаний постоянных и временных комиссий, собраний актива, совещаний комплексов составляются соответствующими службами аппарата хокимията, после чего сдаются в канцелярию хокимията для оформления протоколов на выпуск и последующего хранения.

5.2. Оформление протокола сессии Кенгаша народных депутатов.

5.2.1. Датой протокола является дата начала работы сессии. Номером протокола является порядковый номер сессии и номер созыва, например: 14/1. Заголовком протокола является "Сессия Кенгаша".

5.2.2. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части протокола указывается общее число депутатов Кенгаша и число депутатов, принимавших участие в работе сессии, общее число приглашенных должностных лиц. К протоколу прилагается пофамильный список депутатов с указанием наименования и номера избирательного округа, а также список приглашенных лиц с указанием должностей, занимаемых ими в учреждениях, которые они представляют.

В протоколе указывается: фамилия, инициалы депутата, открывшего сессию, фамилия, инициалы, избирательный округ секретаря сессии Кенгаша, повестка дня сессии, в которой перечисляются вопросы, подлежащие обсуждению, с указанием должностей, фамилий, инициалов докладчиков и содокладчиков, регламент.

Основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: слушали - выступили - решили (приложение 8).

Содержание решения в протоколе не записывается. Если решение принято, в протоколе записывается: "Проект решения принять". Если проект требует доработки, то пишется: "Проект решения в основном принять с внесенными изменениями и дополнениями. Окончательную редакцию проекта поручить..." или "Рассмотрение проекта решения отложить до...", "Не принимать", "Ограничиться обсуждением".

5.2.3. Затем с абзаца отражается ход голосования - указывается количество депутатов, голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся". Если все голосовали "за", указывается "принято единогласно".

Если ход сессии стенографируется, расшифрованная стенограмма прилагается к протоколу.

5.2.4. Протокол сессии должен быть оформлен и подписан в срок не более чем за 3 дня.

5.3. Оформление протоколов заседаний постоянных и временных комиссий Кенгаша народных депутатов производится в соответствии с приложением 9.

5.3.1. Датой протокола является дата заседания.

5.3.2. Номером протокола является порядковый номер заседания в пределах года.

5.3.3. Во вводной части протокола указываются: фамилия, инициалы председателя (хокима), секретаря комиссии Кенгаша, состав присутствующих, повестка дня.

5.3.4. Основная часть протокола строится по схеме: слушали выступили - решили. Решение записывается в тексте протокола.

5.3.5. Выступления могут записываться в протоколе в краткой форме.

6. Составление и оформление решений Кенгаша народных депутатов, решений и распоряжений хокима (приложения 4, 5)

6.1. Проекты решений и распоряжений должны быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленной формы и без исправлений. Объем решений, как правило, не должен превышать 3 машинописных страницы, а по важнейшим народнохозяйственным вопросам - 5 страниц.

6.2. Заголовок решений должен быть кратким, соответствовать основному содержанию и отвечать на вопрос "О чем". Заголовок начинается с предлога "О", "Об", например: "Об итогах...", "О мерах...", "О ходе...".

6.3. Текст решения Кенгаша и решения хокима состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели или основания, вызвавшие принятие решения. В ней отмечаются достигнутые успехи и критически оцениваются недостатки в рассматриваемой области. Констатирующая часть может также состоять из ссылки на правовой акт вышестоящего органа, на основании которого принимается решение. В ссылке указывается название правового акта, автор, наименование органа (учреждения), дата, номер, заголовок.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае решение начинается с распорядительной части.

6.4. В распорядительной части решения указывается наименование Кенгаша и пишется слово "Решил", если решение хокима, то "Решаю".

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В тех случаях, когда в пункте содержится поручение, оно строится по схеме: кому, что делать, срок исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны организации и должностные лица. Если в пункте не содержится конкретного поручения, то его можно сформулировать с применением слов: "утвердить", "одобрить", "принять к сведению" и т.п.

В распорядительной части решения, в случае необходимости, воспроизводятся правовые акты вышестоящих органов, на основе которых принято данное решение.

Содержание акта вышестоящего органа излагается в виде самостоятельного пункта и указывается: "Принять к сведению", "Принять к руководству".

При необходимости отмены или изменения ранее принятых решений или их отдельных пунктов указывается дата, номер, наименование решения и пишется: "Признать утратившим силу...".

В конце решения указывается лицо (хоким, его заместители, другие должностные лица) или подразделение хокимията, соответствующая организация, на которых возложен контроль за выполнением решения.

6.5. К проекту решения прилагается пояснительная записка, обосновывающая необходимость принятия решения, за подписью председателей комиссий Кенгаша народных депутатов, руководителей организации, других должностных лиц, внесших проект решения, не более 2 страниц, а по важнейшим народнохозяйственным вопросам - 4 страниц (кроме решений, принятых на основе документов вышестоящих органов).

Предложения должны быть обоснованы с учетом имеющихся трудовых, материальных и финансовых ресурсов, соответствовать действующему законодательству, содержать объективную оценку положения дел, сформулированы цели и меры по решению вопроса, указаны исполнители и реальные сроки исполнения, заключения и возражения заинтересованных организаций.

6.6. Проект решения согласовывается с организациями, интересы которых затрагивает данное решение. Проект решения визируется: всеми заместителями хокима, руководителем соответствующего структурного подразделения хокимията, заинтересованными организациями, исполнителями, заведующим канцелярией, кроме того, в Совете Министров Республики Каракалпакстан, хокимияте области и г. Ташкента - юристом, руководителем информационно-аналитической группы и управляющим делами.

6.7. Номером решения Кенгаша является порядковый номер решения в пределах созыва, номер сессии также в пределах созыва и номер созыва, например: 81/14-1, где 81 - порядковый номер решения, 14 - номер сессии, 1 - номер созыва. Решения хокима нумеруются по порядку в пределах года.

6.8. Датой решения Кенгаша является дата начала работы сессии.

6.9. Подписанный экземпляр решения передается в канцелярию.

6.10. К решению прилагается указатель рассылки, подготовленный соответствующим секретариатом, руководителем группы или ответственным работником, подготовившим документ и подписанный ими, в котором указывается перечень организаций, учреждений, управлений, служб и должностных лиц, кому должно быть разослано данное решение. Рассылку осуществляет канцелярия.

6.11. Решения хокима могут приниматься совместно с общественными организациями.

В заголовочной части такого документа указывается полное наименование всех организаций, от имени которых принимается документ. Индексом данного документа являются порядковые регистрационные номера. Первым должен быть номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа, например: 163/9, 120/5.

6.12. Для решения вопросов оперативных, административно-хозяйственных и по личному составу в аппарате хокимията издаются распоряжения.

Подготовка проекта распоряжения по указанным вопросам проводится аналогично проекту решения, но без заголовка.

6.13. В текст распоряжения при необходимости включается констатирующая часть, которая начинается со слов "В целях...", "В связи..." и т.д.

Текст распоряжения может делиться на пункты, каждый пункт начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия.

6.14. В последнем пункте указывается подразделение аппарата хокимията, должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением, и при необходимости - срок. Датой распоряжения является дата его подписания.

6.15. Для распоряжений устанавливается отдельная нумерация в пределах одного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "Ф" (например: 115-ф). Распоряжения по кадровым вопросам получают нумерацию с добавлением букв "фк" (например 118-фк).

7. Составление номенклатуры и формирование дел

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура составляется для правильного формирования дел, обеспечения поиска и учета дел, для определения сроков хранения документов.

7.1.2. Сводная номенклатура дел хокимията составляется канцелярией. Номенклатура дел предварительно согласовывается с экспертной комиссией хокимията и архивом аппарата хокимията, а затем утверждается хокимом или управляющим делами хокимията (приложение 10).

Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и структуры аппарата хокимията, но не реже одного раза в пять лет.

7.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела, отражающие деятельность хокимията, справочные и контрольные картотеки, личные дела, дела постоянных и временных комиссий и дела общественных организаций.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Правительства Республики Узбекистан, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, указатели, экспресс-информации.

7.1.4. Разделы в номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата хокимията. Последними в номенклатуре дел располагаются дела профкома.

Внутри структурных подразделений дела располагаются по степени их значимости по следующей схеме:

- организационно-распорядительные документы вышестоящих органов;

- организационно-распорядительные документы хокимията;

- протоколы и материалы к ним;

- планы, сметы, отчеты;

- доклады, обзоры, докладные записки;

- переписка;

- справки, акты, сведения;

- лимиты, заявки;

- справочная картотека.

7.1.5. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, находящихся в деле. Заголовки дел в номенклатуре формируются с учетом группировки в дела отдельно документов постоянного и временного хранения.

В каждом заголовке необходимо указать вид (разновидность) документа, его содержание, в переписке корреспондента (корреспондентов).

В заголовках дел, включающих в себя распорядительные документы или протоколы, необходимо указать подлинность или копированность документов.

В заголовках применяется термин "документы" в случаях, когда дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятием "документы" обозначают также документы--приложения к обобщающему документу (например, к протоколу).

7.1.6. Индекс дела состоит из двух элементов: номера подразделения аппарата и порядкового номера дела в пределах данной структурной части (01-1, 01-2, ...02-1 и т.д.).

Возникшие в течение года новые и непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляет канцелярия аппарата хокимията.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В деле не должны формироваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При большем количестве листов заводится второй и последующие тома дела.

7.2.4. Протоколы, решения сессии и документы к ним формируются в одно дело. Отдельно формируются решения и распоряжения хокима. Распоряжения хокима формируются отдельно от его распоряжений по кадрам. Документы внутри распорядительных документов и протоколов располагаются по хронологии и по номерам.

7.2.5. Переписка группируется в дела за период календарного года по конкретным вопросам и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается вслед за документом--запросом.

7.2.6. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

7.2.7. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, направление или представление, заявление об увольнении, личный листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании; выписки из распоряжений о назначении, увольнении, перемещении, дополнение к личному листку по учету кадров.

7.2.8. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

8. Обеспечение сохранности документов в аппарате хокимията

8.1. Сохранность документов в хокимиятах обеспечивает главный специалист управления делами хокимията, который возглавляет филиал архива аппарата Президента. В городских и районных хокимиятах эта функция возлагается на канцелярию.

8.2. Завершенные дела в течение двух лет остаются в службах хокимията для справочной работы, а затем сдаются в архив.

8.3. Дела в службах хокимията хранятся в шкафах, сейфах. На обложках дел указывается наименование хокимията, наименование службы, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, срок хранения, дата начала дела, а в конце года - дата окончания дела.

8.4. В архив передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения по сдаточной описи (приложение 11).

Сдаточная опись составляется в 2 экземплярах. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных в архив дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

8.5. В аппарате хокимията распоряжением хокима должна создаваться постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) из 3-5 человек. Председателем ЭК назначается управляющий делами, секретарем ЭК - лицо, ответственное за сохранность документов. ЭК действует на основании положения о ней, строит свою работу в соответствии с годовым планом. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Заседания протоколируются.

8.6. Экспертная комиссия имеет право рассматривать на своих заседаниях номенклатуру дел, описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов, а также вопросы обеспечения сохранности документов как в самом аппарате хокимията, так и в службах хокимията. ЭК имеет право рассматривать и вносить предложения в архив аппарата хокимията об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

8.7. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, передаваемые в ведомственный архив, должны быть упорядочены по завершению делопроизводства через 2 года. Упорядочение проводится работниками госархивов по договору с хокимиятом. Дела подшиваются, оформляются в соответствии с существующими требованиями, на них составляются описи (раздельно на дела постоянного хранения и по личному составу).

На дела с истекшими сроками хранения работники, ответственные за делопроизводство, при участии членов ЭК и специалистов хокимията составляют акт на уничтожение документов по установленной форме.

Описи, акты рассматриваются на заседании ЭК. Затем передаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архива аппарата хокимията. После этого описи и акты утверждаются хокимом.

Уничтожение дел и документов, включенных в акт, производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены ЭПК.

8.8. Документы хокимиятов, подлежащие государственному хранению, передаются в государственный архив:

- общая документация через 10 лет;

- документы по личному составу через 75 лет.

9. Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом "Для служебного пользования"

9.1. Учет (регистрация) документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) осуществляется теми же работниками канцелярии, которые ведут учет несекретной документации.

Регистрации подлежат все без исключения документы и издания, имеющие гриф "ДСП".

К регистрационному номеру документа с грифом "Для служебного пользования" проставляется отметка "ДСП".

В учетной карточке указывается количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа, издания и номера этих экземпляров.

Карточки этих документов и изданий хранятся в специальных картотеках отдельно от карточек обычной документации.

9.2. При направлении документов (изданий) перед фамилией работника, которому направляется документ, в учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему документа.

Передача производится под расписку в учетной карточке.

9.3. На исходящих и внутренних документах, содержащих сведения ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы проставляются гриф "ДСП" и номер экземпляра.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать в левом нижнем углу количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа.

В учетной карточке документа, подлежащего рассылке, работник канцелярии указывает номера экземпляров документа, направленных каждому адресату, и номер экземпляра, помещаемого в дело.

9.4. Учет постановлений и распоряжений Кабинета Министров с грифом "ДСП" ведется канцелярией в журналах регистрации постановлений и распоряжений. Под регистрационном номером такого документа в журнале делается отметка "ДСП".

Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения записываются в указателе рассылки.

9.5. При необходимости рассылки копий поступившего в Совет Министров Республики Каракалпакстан, хокимияты областей, городов и районов документа с грифом "ДСП" на экземплярах копий указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный в скобках порядковым номером экземпляра - копии, например: экз. № 24(1), экз. № 24(2) и т.д.

9.6. Размножение документов с грифом "ДСП" на электрокопировальной технике и в типографии производится с разрешения управляющего делами (заведующего канцелярией) хокимията.

Подлинник и размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.

9.7. Документы с грифом "ДСП" после исполнения помещаются, как правило, вместе с другими несекретными документами в дела общего делопроизводства, предусмотренные номенклатурой дел.

При включении документа с грифом "ДСП" в дело, не имеющее аналогичного грифа, на обложке этого дела ставится гриф "Для служебного пользования" и к номеру дела добавляются буквы ДСП.

9.8. Корреспонденция с грифом "ДСП" сдается в канцелярию для отправки под расписку (в учетной карточке или указателе рассылки).

9.9. Уничтожение документов, изданий и дел с грифом "ДСП" производится по акту и с соответствующей отметкой в учетных данных.

Реферативные информационные издания, а также отдельные документы справочного и информационного характера уничтожаются без акта, но с отметкой в учетной карточке, заверяемой подписями двух работников.

Подлежащие уничтожению документы, издания и дела должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.

9.10. Все документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования", а также учетные карточки на них должны храниться в сейфах или надежно запирающихся и опечатываемых шкафах.

Лица, не работающие в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей и г. Ташкента, городов и районов, допускаются к ознакомлению с этими документами по разрешению управляющего делами (заведующего канцелярией) Совета Министров Республики Каракалпакстан и хокимиятов областей, городов и районов.

Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах с грифом "ДСП", в открытых выступлениях (в печати, по телевидению, радио и т.д.).

9.11. О фактах утраты документов и изданий с грифом "ДСП" немедленно ставятся в известность управляющий делами (заведующий канцелярией) и руководство Совета Министров Республики Каракалпакстан и хокимиятов.

Проверка наличия документов с грифом "ДСП" производится не реже одного раза в год (а изданий - один раз в два года) специально назначаемой для этого комиссией.

9.12. Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, хранение, размножение, использование и уничтожение документов и изданий с грифом "ДСП" возлагается на руководителей подразделений, а контроль за состоянием этой работы - на управляющего делами (заведующего канцелярией).

10. Прием и сдача дел при назначении, увольнении или переводе работников на другую работу

10.1. При увольнении или переводе на другую работу работник передает незаконченные дела и числящиеся за ним документы вновь назначенному на данную должность работнику или на которого возложено исполнение этих обязанностей под расписку в учетной карточке или в журнале регистрации.

10.2. При увольнении ответработник сдает в канцелярию все ранее полученные нормативные документы (Регламент, Инструкцию по делопроизводству и др.)

11. Ознакомление новых сотрудников с порядком работы в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятах областей, городов и районов

Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой аппарата Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимията области, города, района, Регламентом, настоящей Инструкцией, распределением обязанностей между работниками, а также с Номенклатурой дел.

В целях сокращения периода адаптации новых сотрудников с ними проводится индивидуальное собеседование (инструктаж) в функциональных подразделениях аппарата.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

1. Организация контрольной деятельности аппарата Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов за ходом реализации документов вышестоящих органов

2. Организация контроля за исполнением собственных решений и корреспонденции, поступающей из других организаций

3. Учет и контроль за прохождением и рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан

4. Ответственность должностных лиц за укреплениеисполнительской дисциплины, контроля и проверки исполнения в Совете Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятах областей, городов и районов

1. Организация контрольной деятельности аппарата Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов за ходом реализации документов вышестоящих органов

1.1. Организация работы по контролю исполнения указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан осуществляется в соответствии с Основными положениями, утвержденными постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 г. № 12, данной Инструкцией по делопроизводству.

Перечень документов, подлежащих контролю и проверке исполнения:

- указы Президента Республики Узбекистан;

- распоряжения Президента Республики Узбекистан;

- протоколы поручений Президента Республики Узбекистан;

- поручения (письменные и устные) Президента Республики Узбекистан;

- поручения секретариата Президента Республики Узбекистан;

- поручения государственных советников Президента Республики Узбекистан;

- постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- распоряжения Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- протоколы заседаний Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- протоколы заседаний Президиума Кабинета Министров Республики Узбекистан;

- поручения Премьер-министра, заместителей Премьер-министра Республики Узбекистан.

Организация работы по исполнению указанных видов документов обеспечивается руководителями, соответствующими структурными подразделениями и ответственными работниками аппарата Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов.

1.2. Основная работа по контролю осуществляется по:

схеме № 1 - организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений, поручений Президента Республики Узбекистан и его аппарата;

схеме № 2 - организация контроля за реализацией решений Правительства (постановления, распоряжения Кабинета Министров Республики Узбекистан и его Президиума);

схеме № 3 - организация контроля за исполнением поручений руководства Кабинета Министров, собственных решений, а также поручений к корреспонденции, поступившей в аппарат хокимията.

1.3. Организация исполнения и контроля документов обеспечивается:

- разработкой и реализацией плана контроля по наиболее важным и приоритетным вопросам, касающимся социально-экономического развития региона, а также документам, рассчитанным на длительный период;

- реализацией в утвержденные сроки практических мер соответствующими структурными подразделениями, должностными лицами и работниками;

- целевыми изучениями хода их выполнения в территориальных отраслевых органах управления и органах власти на местах Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов, непосредственно на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Каждым работником ведется журнал контроля, а также накопительная папка, в которой должны находиться следующие документы и материалы:

- решения правительства (постановления, распоряжения, протокольные решения) или выписка из него в части, касающейся территории, собственные решения, принимаемые во исполнение их;

- протоколы, информации, статданные и другие материалы, характеризующие ход выполнения решения.

1.4. Сектор контроля или ответственное за контроль лицо на основе контрольных карточек № 1а, 1б и 2а, 2б:

- обеспечивает строгий учет контрольных документов и пунктов;

- постоянно анализирует положение дел с выполнением документов в структурных подразделениях;

- систематически информирует соответствующих руководителей о состоянии исполнительской дисциплины для принятия ими действенных мер;

- ежемесячно 25 числа представляет перечень контрольных поручений Президента Республики Узбекистан, поручений, содержащихся в решениях правительства, касающихся территории и подлежащих исполнению к представлению докладов в аппарат Президента и Кабинет Министров Республики Узбекистан в следующем месяце.

1.5. Заведующие секретариатами областных хокимиятов, заведующие канцелярией городских и районных хокимиятов организуют учет постановлений, распоряжений и поручений, находящихся на контроле у работников, следят за их выполнением и обеспечивают своевременную подготовку предложений о снятии выполненных решений с контроля.

1.6. В случаях, когда в поручении указывается несколько исполнителей и отсутствует слово "созыв" или "совместно", ход исполнения в обобщенном виде обеспечивает тот, кто указан в поручении первым.

1.7. Снятие с контроля осуществляется в следующем порядке:

- порученческих пунктов постановлений и распоряжений Кабинета Министров, в которых даны конкретные поручения по территории и установлены сроки, - после получения соответствующего подтверждения о снятии данного документа с контроля;

- контрольных документов, по которым имеются конкретные поручения руководства Кабинета Министров Совету Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятам областей, городов и районов - после получения разрешения руководителя, давшего его (или в его отсутствие замещающего его лица).

2. Организация контроля за исполнением собственных решений и корреспонденции, поступающей из других организаций

2.1. Обязательному контролю подлежат: решения, распоряжения и поручения хокима, решения сессии Кенгаша, письма депутатов, предложения, заявления, жалобы граждан, а также другие документы, имеющие конкретные поручения и сроки их исполнения.

По указанию хокима, его заместителей на контроль могут быть взяты и другие документы.

2.2. Организация исполнения и проверка хода, результатов исполнения собственных решений и поручений, а также содержащихся в документах других организаций, осуществляются хокимом, его заместителями в соответствии с распределением между ними обязанностей.

2.3. Непосредственный контроль за исполнением решений хокима и поручений руководства осуществляют секретариат и службы аппарата, которые их подготовили, если в самих решениях не содержится иных указаний.

Секретариат или служба аппарата, который обеспечивал подготовку решения (поручения), осуществляет контроль за его исполнением (представление информации, плана организационных действий и др.).

2.4. Координацию работ по организации контроля за своевременным исполнением документов в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан осуществляет руководитель аппарата, в хокимиятах областей, городов и районов - руководитель группы по делопроизводству и контролю или один из сотрудников, на которого возложены функции контроля исполнения.

2.5. Сроки исполнения документов.

2.5.1. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с существующим законодательством и примерным перечнем (приложение 12).

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должны превышать 10 календарных дней.

2.5.2. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями хокимиятов или указываются в самом документе. Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителей хокимиятов.

Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документации, временем исполнения считается индивидуальный срок.

2.5.3. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.

2.5.4. Срок исполнения документов может быть продлен только лицом или организацией, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее, чем за 2 дня, до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения установленного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

2.6. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль (или лицо, исполняющее его обязанности).

Решение хокима, принятое в соответствии с документами директивных и вышестоящих органов, в части, касающейся региона, снимается с контроля хокимом по материалам соответствующих служб аппарата об их выполнении.

Снятие с контроля решений Кенгаша народных депутатов осуществляется хокимом, фиксируется в протоколе заседания сессии Кенгаша депутатов, решений и распоряжений хокима - соответствующей справкой об их исполнении.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

2.7. После снятия документов с контроля документ и материалы приобщаются к соответствующим делам по номенклатуре.

3. Учет и контроль за прохождением и рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан

3.1. Поступающие в Совет Министров Республики Каракалпакстан, хокимияты областей, городов и районов предложения, заявления и жалобы граждан направляются в канцелярию для регистрации, учета и контроля их исполнения. В хокимиятах областей, городов и районов для этой работы выделяется один из сотрудников канцелярии.

Порядок организации работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, а также организация приема граждан руководством Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов определяются отдельным Положением.

Организация рассмотрения и контроля исполнения писем, жалоб и заявлений осуществляется в соответствии с Положением о порядке приема посетителей, рассмотрения писем и жалоб граждан и согласно схеме № 4 (прилагается).

4. Ответственность должностных лиц за укрепление исполнительской дисциплины, контроля и проверки исполнения в Совете Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятах областей, городов и районов

4.1. В соответствии с Основными положениями организации исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан, утвержденными постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года № 12, персональную ответственность за выполнение вышеназванных документов несут: Председатель Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимы областей и г. Ташкента.

4.2. Руководитель, на которого возложен контроль документов, лично ответственен за своевременную и в полном объеме реализацию поставленных в них задач.

4.3. Совет Министров Республики Каракалпакстан, хокимияты областей и г. Ташкента обязаны в сроки, установленные в документах, представить за подписью первого лица объективную и краткую информацию о ходе выполнения контрольных поручений (документов) в соответствующие комплексы (секретариаты, отделы) Кабинета Министров. Руководители несут личную ответственность за своевременность и достоверность представляемой информации.

4.4. К руководителям, должностным лицам и работникам, не обеспечивающим своевременность и полноту реализации задач, поставленных в указах, распоряжениях и поручениях Президента Республики Узбекистан, решениях Правительства, принимаются меры строгой персональной ответственности, вплоть до уголовной.

-----------------------------------

* В соответствии с Общим классификатором предприятий и организаций (ОКПО) данные о коде хокимията можно получить в местных экономстатуправлениях.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации в общем отделе

1. Письма, присланные в копии для сведения

2. Письма о разрешении командировок и отпусков

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня

4. Графики, заявки разнарядки

5. Учебные планы, программы (копии)

6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

7. Поздравительные письма и пригласительные билеты

8. Бухгалтерские документы

9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты

11. Формы статистической отчетности

-----------------------------------

Примечание: Документы, перечисленные в п.п. 4,6,8,9,10,11, подлежат специальному учету в соответствующих службах хокимиятов (бухгалтерии, в группе по организационно-кадровой работе, канцелярии)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Инструкции

вилоят хокимлиги
		16 мм
Сана
Индекс
41 мм

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Инструкции

ФОРМА

нумерационного бланка

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
31	32	33	34	35	36	37	38	39	40
41	42	43	44	45	46	47	48	49	50
51	52	53	54	55	56	57	58	59	60
61	62	63	64	65	66	67	68	69	70
71	72	73	74	75	76	77	78	79	80
81	82	83	84	85	86	87	88	89	90
91	92	93	94	95	96	97	98	99	100

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к Инструкции

Регистрационно-контрольная карточка

	Лицевая сторона
	Формат А 5 (210 х 148)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 9 20

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент _____________________________________

Дата поступления и индекс документа_________________

Дата и индекс документа_____________________________

Краткое содержание_________________________________

____________________________________________________

Резолюция или кому направлен документ ______________

____________________________________________________

Отметка об исполнении документа ____________________

Оборотная сторона

Роспись в получении _______________

Дата _______________

Контрольные отметки

____________________________________________________

Фонд N ______

Опись N _______

Дело N ________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к Инструкции

Герб

Хоким __________________ области (города, района)

(________________ областной Кенгаш народных депутатов)

РЕШЕНИЕ

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________ г. Ташкент N ______________

Хоким области (города, района)

__________________________________________________

(личная подпись, расшифровка подписи)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к Инструкции

Герб

Хоким ______________ области (города, района)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

______________ г. __________ № ___________

__________________________________________________

__________________________________________________

Хоким ___________ области (города, района)

__________________________________________________

(личная подпись, расшифровка подписи)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится гербовая печать

Доверенности

Договоры

Заявки

Командировочные удостоверения

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право осуществлять финансово-хозяйственные операции

Представления и ходатайства о награждении орденами, медалями, Почетной грамотой, присвоении почетных званий Республики Узбекистан

Письма гарантийные

Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк)

Регламент исполнительного аппарата хокима

Реестры (чеков, бюджетных поручений)

Смета расходов

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.)

Удостоверения

Устав (положение)

Штатные расписания и изменения к ним

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

к Инструкции

Герб

________________________________________________

Наименование областного (городского, районного)

Кенгаша народных депутатов

ПРОТОКОЛ

Дата _______ № 00/00

сессии областного Кенгаша

Всего депутатов ______________

Присутствовало на сессии депутатов - _______________

(список прилагается)

Присутствовало на сессии приглашенных -____________

(список прилагается)

Председатель сессии _________ - хоким ______ области (гор, рай.)

(Ф.И.О)

Секретарь сессии - __________________________________

(Ф.И.О, депутата и номер избирательного округа)

Повестка дня:

1. __________________________________________________

2. __________________________________________________

Регламент работы:

1. Слушали _________________________________________

(Название вопроса)

(Ф. И. О.) _________________________________________

(должность и номер избирательного округа)

(Доклад прилагается)

Выступили:

(Ф. И. О.) _________________________________________

(должность и номер избирательного округа)

___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

(Краткая запись выступления)

Решили: Проект решения принять с учетом высказанных замечаний, дополнений и предложений (прилагается)

(Голосовали: за ___, против ____, воздержавшихся ____)

2. Слушали:

Выступили:

Решили:

Хоким ___________ области (города, района)

Секретарь сессии ____________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

к Инструкции

ПРОТОКОЛ

_________№_________

заседания постоянной комиссии областного Кенгаша народных депутатов

Всего членов комиссии

Кенгаша

Присутствовало на заседании членов комиссии _____________

(список прилагается)

Присутствовало на заседании приглашенных _______________

(список прилагается)

Открывает заседание ____________________________

(Ф. И. О.)

Повестка дня:

1. ______________________________________________

2. ______________________________________________

1. Слушали:

(Доклад прилагается)

Выступили:

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

(краткая запись выступления)

Постановили:

2 _________________________________________________

Председатель постоянной

комиссии Кенгаша

Секретарь комиссии

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

к Инструкции

Гриф утверждения

Наименование хокимията

___________________________________________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______№________

_______________________________

место составления

на __________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Заведующий канцелярией

Подпись _________________ Расшифровка подписи

Виза лица, ответственного

за архив

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК _______N______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Архивного отдела хокимията _______N______

_______ N_______

Продолжение приложения 10

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категориях и количестве дел,

заведенных в _____ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Заведующий канцелярией

Подпись _________________ Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности лица, передавшего сведения

Подпись _________________ Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

к Инструкции

Наименование хокимията

Наименование отдела

УТВЕРЖДАЮ

Управляющий делами

Подпись _________________ расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ N _________

NN п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого _____ дел с N ______ по N ______

в том числе литерные номера: ______

пропущенные номера: _______

Наименование должности составителя описи

Подпись _________________ расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заведующий канцелярией

Подпись _________________ расшифровка подписи

Дата

Передал _______________________ дел

цифрами и прописью

Наименование должности

Подпись _________________ расшифровка подписи

Принял _______________________ дел

цифрами и прописью

Наименование должности работника ведомственного архива аппарата хокимията

Подпись _________________ расшифровка подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

типовых сроков исполнения документов

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней;

Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов - к указанному в них сроку или в течение 10 дней со дня получения документа.

Предложения и заключения по адресованным в Совет Министров Республики Каракалпакстан, хокимияты областей и г. Ташкента проектам законов - в течение 7 календарных дней, постановлений - 3 календарных дней, распоряжений - не более 2 календарных дней.

Письма предприятий, объединений, учреждений, организаций - 10 дней;

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

Предложения и замечания депутатов на сессии областного, городского, районного Кенгаша народных депутатов - рассмотрение в 7-дневный срок;

Предложения областного Кенгаша народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения - не позднее чем в месячный срок, городского, районного Кенгаша народных депутатов - не позднее чем в 10-дневный срок;

Рекомендации постоянных комиссий областного Кенгаша народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения - не более чем в месячный срок, либо в срок, установленный комиссиями;

Решения областного Кенгаша народных депутатов доводятся до сведения не позднее чем в 7-дневный срок;

Решения городского, районного Кенгаша народных депутатов - не позднее чем в 5-дневный срок;

Телеграммы, требующие срочного решения, - в течение суток, остальные - в течение 3 суток после получения.

СХЕМА № 1

организации исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан

Структурные подразделения	Организация подготовки, исполнения и контроля	Сроки подготовки и исполнения	Ответственные
	I. СОВЕТ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ КАРАКАЛПАКСТАН, ХОКИМЯТЫ ОБЛАСТЕЙ И г.ТАШКЕНТА
СМ Каракалпакстана, хокимяты областей и г.Ташкента	1. Регистрация документа, заполнение контрольной карточки № 1а и доклад руководителю.	1. В течение 30 минут после получения документа	1. Зав. общим отделом, канцелярией, помощник
	2. Резолюция руководителя к документу с указанием конкретного поручения, исполнителя и сроков	2. По получении документа	2. Председатель СМ Каракалпакстана, хоким области и г. Ташкента
	3. Доведение до исполнителя в соответствии с резолюцией руководителя. Копия карточки № 1а передается в контрольное подразделение (группу, сектор или работнику)	3. В течение 30 минут после резолюции руководителя	3. Зав. общим отделом, канцелярией, помощник
	4. Подготовка и принятие решения хокима с утверждением конкретных мер, сроков и персонально исполнителей, обеспечивающих реализацию поставленных задач	4. В трехдневный срок с даты получения документа, если в поручении КМ не указаны другие сроки	4. Председатель СМ Каракалпакстана, хоким области и г. Ташкента
	4а. Дооформление контрольной карточки N 1а	4а. В день принятия решения	4а. Контрольное подразделение (группа, сектор). Работник
	5. Доведение принятого решения до: а) территориальных отраслевых органов управления; б) райгорхокимиятов; в) подведомственных предприятий; г) соответствующего секретариата (или отдела) Комплекса Кабинета Министров	В суточный срок со дня принятия решения	5. Зав. общим отделом, канцелярией
	6. Организация исполнения принятых решений:	6. В установленные сроки	6. Руководитель, персонально ответственный за реализацию решения
	- реализация мероприятий, изучения положения дел в низовых структурах подразделения;	согласно графику	специалисты министерств, ведомств, хокимията
	- рассмотрение хода выполнения документа у руководителя хокимията. Принятие мер персональной ответственности к руководителям структурных подразделений за допущенные недостатки	в установленные сроки, при необходимости оперативно	руководитель хокимията
	- предоставление информации о ходе выполнения Указа (постановления, распоряжения) в соответствующие секретариаты, отделы Кабинета Министров и службы Аппарата Президента Республики Узбекистан. Внесение, при необходимости, предложений о решении проблемных вопросов, а также снятии документа с контроля	в сроки, установленные в Указе (постановлении и распоряжении Кабинета Министров)	руководитель хокимията
	II. ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОТРАСЛЕВЫЕ ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ, РАЙГОРХОКИМИЯТЫ, ПРЕДПРИЯТИЯ
Райгорхокимияты	1. Регистрация документа, заполнение контрольной карточки № 1б и доклад руководителю	1. В течение 30 минут со времени получения документа	1. Зав. общим отделом, канцелярией, помощник
Подведомственные предприятия
	2. Резолюция руководителя к документу с указанием конкретного поручения, исполнителя и сроков	2. По получении документа	2. Руководитель облуправления, хокимията, предприятия
	3. Принятие решения: приказа по облуправлению; решения хокима; приказа по предприятию с указанием сроков и персонально работников, ответственных за реализацию поставленных задач	3.В двухдневный срок со дня поступления документы	3. Руководитель облуправления, хокимията, предприятия
	4. Оформление контрольной карточки № 1б, рассылка в подведомственные предприятия, учреждения и организации - для исполнения, а также в соответствующие министерства, ведомства, хокимияты областей и г. Ташкента - для сведения	4. В день принятия решения	4. Контрольное подразделение, работник. Зав. общим отделом (канцелярией)
	5 Организация исполнения принятых решений:	5. В установленные сроки	5. Руководитель, работник, персонально ответственный за реализацию решения
	- реализация мероприятий, утвержденных в принятых решения;	в утвержденные сроки	работники, специалисты и руководители структурных подразделений
	- рассмотрение у руководителей облуправления, райгорхокимиятов и предприятий хода выполнения решений. Принятие мер персональной ответственности к должностным лицам и специалистам за допущенные недостатки	в установленные сроки	руководители облуправления, хокимията, предприятия
	- представление информации о ходе выполнения решения хокима области и г. Ташкента. Внесение, при необходимости, предложений о решении проблемных вопросов, а также о снятии документа с контроля	в сроки, установленные в решении Председателя СМ Каракалпакстана, хокима области и г. Ташкента	руководители облуправления, хокимията, предприятия

СХЕМА № 2

организации подготовки, исполнения и контроля за реализацией постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан

Структурные подразделения	Организация подготовки, исполнения и контроля	Сроки подготовки и исполнения	Ответственные
	I. СОВЕТ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ КАРАКАЛПАКСТАН, ХОКИМИЯТЫ ОБЛАСТЕЙ И г.ТАШКЕНТА
СМ Каракалпакстана, хокимяты областей и г.Ташкента	1. Регистрация документа, заполнение контрольной карточки № 2а и доклад руководителю	1. В течение 30 минут после получения документа	1. Зав. общим отделом, канцелярией, помощник
	2. Резолюция руководителя к документу с указанием конкретного поручения, исполнителя и сроков	2. По получении документа	2. Председатель СМ Каракалпакстана, хоким области и г.Ташкента
	3. Доведение до исполнителя в соответствии с резолюцией руководителя. Копия карточки № 2а передается в контрольное подразделение (группу, сектор или работнику)	3. В течение 30 минут после резолюции руководителя	3. Зав. общим отделом, канцелярией, помощник
	4. Подготовка и принятие решения хокима с утверждением конкретных мер, сроков и персонально исполнителей, обеспечивающих реализацию поставленных задач.	4. В трехдневный срок с даты получения документа, если в поручении КМ не указаны другие сроки	4. Председатель СМ Каракалпакстана, хоким области и г. Ташкента
	4а. Дооформление контрольной карточки N 2а	4а. В день принятия решения	4а. Контрольное подразделение (группа, сектор). Работник
	5. Доведение принятого решения до: а) территориальных отраслевых органов управления; б) райгорхокимиятов; в) подведомственных предприятий; г) соответствующего секретариата (или отдела) комплекса Кабинета Министров	5. В суточный срок со дня принятия решения	5. Зав. общим отделом, канцелярией
	6. Организация исполнения принятых решений:	6. В установленные сроки	6. Руководитель, персонально ответственный за реализацию решения
	- реализация мероприятий, изучение положения дел в низовых структурных подразделениях	согласно графику	специалисты хокимията
	- рассмотрение хода выполнения документа у руководителя хокимията. Принятие мер персональной ответственности к руководителям структурных подразделений за допущенные недостатки	в установленные сроки, при необходимости оперативно	руководитель хокимията
	- представление информации о ходе выполнения постановления, распоряжения в соответствующие секретариаты, отделы Кабинета Министров Республики Узбекистан. Внесение, при необходимости, предложений о решении проблемных вопросов, а также снятии документа с контроля	в сроки, установленные в постановлении, распоряжении Кабинета Министров	руководитель хокимията
	II. ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ ОТРАСЛЕВЫЕ ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ, РАЙГОРХОКИМИЯТЫ, ПРЕДПРИЯТИЯ
Райгорхокимияты	1. Регистрация документа, заполнение контрольной карточки № 2б и доклад руководителю	1. В течение 30 минут со времени получения документа	1. Зав. общим отделом, канцелярией, помощник
Подведомственные предприятия
	2. Резолюция руководителя к документу с указанием конкретного поручения, исполнителя и сроков	2. По получению документа	2. Руководитель облуправления, хокимията, предприятия
	3. Принятие решения: приказа по облуправлению; решения хокима; приказа по предприятию с указанием сроков и персонально работников, ответственных за реализацию поставленных задач	3. В двухдневный срок со дня поступления документа	3. Руководитель облуправления, хокимията, предприятия
	4. Оформление контрольной карточки № 2б, рассылка в подведомственные предприятия, учреждения и организации - для исполнения, а также в соответствующие министерства, ведомства, хокимияты областей и г.Ташкента - для сведения	4. В день принятия решения	4. Контрольное подразделение, работник. Зав. общим отделом, канцелярией
	5. Организация исполнения принятых решений:	5. В установленные сроки	5. Руководитель, работник, персонально ответственные за реализацию решения
	- реализация мероприятий, утвержденных в принятых решениях;	в утвержденные сроки;	работники, специалисты и руководители структурных подразделений
	- рассмотрение у руководителя облуправления, райгорхокимиятов и предприятий хода выполнения решений. Принятие мер персональной ответственности к должностных лицам и специалистам за допущенные недостатки;	в установленные сроки	руководители облуправления, хокимията, предприятия;
	- представление информации о ходе выполнения решения хокима области и г. Ташкента. Внесение, при необходимости, предложений о решении проблемных вопросов, а также о снятии документа с контроля	в сроки, установленные в решении СМ Каракадпакстана, хокима области и г.Ташкента	руководители облуправления, хокимията, предприятия; контрольное подразделение, работник

СХЕМА № 3

учета, прохождения и организации контроля за исполнением корреспонденции, поступившей в аппарат Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов

Этапы работы					Рабочие вопросы	Сроки исполнения	Ответственные
Корреспондент					Рассмотрение поступивших документов. Регистрация, оформление двух экземпляров учетных карточек. Корреспонденция, адресованная лично Председателю СМ РК, хокиму, передается их помощникам. Остальная направляется их заместителям (согласно распределению обязанностей)	В день поступления	Канцелярия
Канцелярия
Помощник Председателя СМ РК, хокима, их заместители, руководители структурных подразделений					Рассмотрение корреспонденции, подготовка с участием специалистов структурных подразделений резолюции, с определением сроков исполнения для низовых звеньев и структурных подразделений (раздельно)	В течение суток	Помощник Председателя СМ РК, хокима и специалисты структурных подразделений
					Доклад руководству и передача документов для внесения резолюции, сроков исполнения, при необходимости, размножение документов, направление в соответствующие подразделения и организации	В течение часа	Помощник Председателя СМ РК, хокима, зав. канцелярией, специалист
					Изучение вопроса, определение конкретных мер (мероприятий), обсуждение с привлечением заинтересованных исполнителей, организация реализации поручения, принятие мер персональной ответственности за несвоевременное исполнение	В установленный срок	Специалист структурного подразделения
					Подготовка информации (доклада) руководству, давшему поручение, с проектом ответа адресату (при необходимости)	В установленный срок	Специалист структурного подразделения
					Отправка ответа адресату	В течение суток	Канцелярия
					Систематический анализ хода выполнения контрольных поручений и информирование руководства	Ежедневно, ежемесячно, ежеквартально	Помощник Председателя СМ РК, хокима, специалист
					Внесение данных о ходе выполнения поручения, снятие с контроля	В установленный срок	Специалист
					Подшивка документов в дело согласно номенклатуре дел	В установленный срок	Канцелярия

CХЕМА № 4

организации рассмотрения и контроля исполнения писем, жалоб и заявлений граждан в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов

Этапы работы

Рабочие вопросы

Сроки исполнения

Ответственные

Адресат

Заявления

Регистрация поступивших писем, жалоб и заявлений

По получении

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям

Изучение и проработка вопросов, изложенных в заявлении, жалобе, при необходимости, совместно с работниками секретариатов аппарата Совета Министров РК и хокимиятов. Подготовка поручения и направление для исполнения в соответствующие организации, хокимияты и т.д., секретариаты и службы аппарата Совета Министров РК и хокимиятов

В течение двух суток

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям совместно со специалистом секретариата и службы аппарата

Секретариат

Канцелярия

В случае, когда отдельные вопросы, изложенные в заявлении или жалобе, не разрешены, специалист по письмам передает материалы в секретариат или службу аппарата Совета Министров РК и хокимията для информирования руководства и принятия соответствующего решения

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям. Специалист секретариата или службы

Организация, хокимият и т.д.

Изучение и проработка вопросов, изложенных в заявлениях и жалобах, при необходимости с участием автора

В течение 30 календарных дней со дня отправки документа из аппарата вышестоящего органа

Руководители и специалисты организаций, хокимиятов и т.д.

Подготовка и направление письменного ответа заявителю и в аппарат Совета Министров РК и хокимията

Специалист секретариата или службы.

Канцелярия

Отработка результатов рассмотрения документа в организациях, хокимиятах. При необходимости обобщение и подготовка проекта ответа заявителю и в вышестоящие органы

В течение трех суток со дня получения ответа

Специалист секретариата или службы. Руководство аппарата

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям

Направление принятого решения заявителю и снятие заявления, письма и жалобы с контроля

В течение двух суток

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям, секретариат, канцелярия

Секретариат