29.03.1999
8. Обеспечение сохранности документов в аппарате хокимията
8.1. Сохранность документов в хокимиятах обеспечивает главный специалист управления делами хокимията, который возглавляет филиал архива аппарата Президента. В городских и районных хокимиятах эта функция возлагается на канцелярию.
8.2. Завершенные дела в течение двух лет остаются в службах хокимията для справочной работы, а затем сдаются в архив.
8.3. Дела в службах хокимията хранятся в шкафах, сейфах. На обложках дел указывается наименование хокимията, наименование службы, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, срок хранения, дата начала дела, а в конце года - дата окончания дела.
8.4. В архив передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения по сдаточной описи (приложение 11).
Сдаточная опись составляется в 2 экземплярах. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных в архив дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.
8.5. В аппарате хокимията распоряжением хокима должна создаваться постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) из 3-5 человек. Председателем ЭК назначается управляющий делами, секретарем ЭК - лицо, ответственное за сохранность документов. ЭК действует на основании положения о ней, строит свою работу в соответствии с годовым планом. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Заседания протоколируются.
8.6. Экспертная комиссия имеет право рассматривать на своих заседаниях номенклатуру дел, описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов, а также вопросы обеспечения сохранности документов как в самом аппарате хокимията, так и в службах хокимията. ЭК имеет право рассматривать и вносить предложения в архив аппарата хокимията об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
8.7. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, передаваемые в ведомственный архив, должны быть упорядочены по завершению делопроизводства через 2 года. Упорядочение проводится работниками госархивов по договору с хокимиятом. Дела подшиваются, оформляются в соответствии с существующими требованиями, на них составляются описи (раздельно на дела постоянного хранения и по личному составу).
На дела с истекшими сроками хранения работники, ответственные за делопроизводство, при участии членов ЭК и специалистов хокимията составляют акт на уничтожение документов по установленной форме.
Описи, акты рассматриваются на заседании ЭК. Затем передаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архива аппарата хокимията. После этого описи и акты утверждаются хокимом.
Уничтожение дел и документов, включенных в акт, производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены ЭПК.
8.8. Документы хокимиятов, подлежащие государственному хранению, передаются в государственный архив:
- общая документация через 10 лет;
- документы по личному составу через 75 лет.
9. Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом "Для служебного пользования"
9.1. Учет (регистрация) документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) осуществляется теми же работниками канцелярии, которые ведут учет несекретной документации.
Регистрации подлежат все без исключения документы и издания, имеющие гриф "ДСП".
К регистрационному номеру документа с грифом "Для служебного пользования" проставляется отметка "ДСП".
В учетной карточке указывается количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа, издания и номера этих экземпляров.
Карточки этих документов и изданий хранятся в специальных картотеках отдельно от карточек обычной документации.
9.2. При направлении документов (изданий) перед фамилией работника, которому направляется документ, в учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему документа.
Передача производится под расписку в учетной карточке.
9.3. На исходящих и внутренних документах, содержащих сведения ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы проставляются гриф "ДСП" и номер экземпляра.
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать в левом нижнем углу количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа.
В учетной карточке документа, подлежащего рассылке, работник канцелярии указывает номера экземпляров документа, направленных каждому адресату, и номер экземпляра, помещаемого в дело.
9.4. Учет постановлений и распоряжений Кабинета Министров с грифом "ДСП" ведется канцелярией в журналах регистрации постановлений и распоряжений. Под регистрационном номером такого документа в журнале делается отметка "ДСП".
Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения записываются в указателе рассылки.
9.5. При необходимости рассылки копий поступившего в Совет Министров Республики Каракалпакстан, хокимияты областей, городов и районов документа с грифом "ДСП" на экземплярах копий указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный в скобках порядковым номером экземпляра - копии, например: экз. № 24(1), экз. № 24(2) и т.д.
9.6. Размножение документов с грифом "ДСП" на электрокопировальной технике и в типографии производится с разрешения управляющего делами (заведующего канцелярией) хокимията.
Подлинник и размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.
9.7. Документы с грифом "ДСП" после исполнения помещаются, как правило, вместе с другими несекретными документами в дела общего делопроизводства, предусмотренные номенклатурой дел.
При включении документа с грифом "ДСП" в дело, не имеющее аналогичного грифа, на обложке этого дела ставится гриф "Для служебного пользования" и к номеру дела добавляются буквы ДСП.
9.8. Корреспонденция с грифом "ДСП" сдается в канцелярию для отправки под расписку (в учетной карточке или указателе рассылки).
9.9. Уничтожение документов, изданий и дел с грифом "ДСП" производится по акту и с соответствующей отметкой в учетных данных.
Реферативные информационные издания, а также отдельные документы справочного и информационного характера уничтожаются без акта, но с отметкой в учетной карточке, заверяемой подписями двух работников.
Подлежащие уничтожению документы, издания и дела должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.
9.10. Все документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования", а также учетные карточки на них должны храниться в сейфах или надежно запирающихся и опечатываемых шкафах.
Лица, не работающие в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей и г. Ташкента, городов и районов, допускаются к ознакомлению с этими документами по разрешению управляющего делами (заведующего канцелярией) Совета Министров Республики Каракалпакстан и хокимиятов областей, городов и районов.
Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах с грифом "ДСП", в открытых выступлениях (в печати, по телевидению, радио и т.д.).
9.11. О фактах утраты документов и изданий с грифом "ДСП" немедленно ставятся в известность управляющий делами (заведующий канцелярией) и руководство Совета Министров Республики Каракалпакстан и хокимиятов.
Проверка наличия документов с грифом "ДСП" производится не реже одного раза в год (а изданий - один раз в два года) специально назначаемой для этого комиссией.
9.12. Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, хранение, размножение, использование и уничтожение документов и изданий с грифом "ДСП" возлагается на руководителей подразделений, а контроль за состоянием этой работы - на управляющего делами (заведующего канцелярией).
10. Прием и сдача дел при назначении, увольнении или переводе работников на другую работу
10.1. При увольнении или переводе на другую работу работник передает незаконченные дела и числящиеся за ним документы вновь назначенному на данную должность работнику или на которого возложено исполнение этих обязанностей под расписку в учетной карточке или в журнале регистрации.
10.2. При увольнении ответработник сдает в канцелярию все ранее полученные нормативные документы (Регламент, Инструкцию по делопроизводству и др.)
11. Ознакомление новых сотрудников с порядком работы в аппарате Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятах областей, городов и районов
Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой аппарата Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимията области, города, района, Регламентом, настоящей Инструкцией, распределением обязанностей между работниками, а также с Номенклатурой дел.
В целях сокращения периода адаптации новых сотрудников с ними проводится индивидуальное собеседование (инструктаж) в функциональных подразделениях аппарата.
