29.03.1999
5. Оформление протоколов сессий Кенгаша народных депутатов, заседаний постоянных и временных их комиссий
5.1. Документы сессий, заседаний постоянных и временных комиссий, собраний актива, совещаний комплексов составляются соответствующими службами аппарата хокимията, после чего сдаются в канцелярию хокимията для оформления протоколов на выпуск и последующего хранения.
5.2. Оформление протокола сессии Кенгаша народных депутатов.
5.2.1. Датой протокола является дата начала работы сессии. Номером протокола является порядковый номер сессии и номер созыва, например: 14/1. Заголовком протокола является "Сессия Кенгаша".
5.2.2. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части протокола указывается общее число депутатов Кенгаша и число депутатов, принимавших участие в работе сессии, общее число приглашенных должностных лиц. К протоколу прилагается пофамильный список депутатов с указанием наименования и номера избирательного округа, а также список приглашенных лиц с указанием должностей, занимаемых ими в учреждениях, которые они представляют.
В протоколе указывается: фамилия, инициалы депутата, открывшего сессию, фамилия, инициалы, избирательный округ секретаря сессии Кенгаша, повестка дня сессии, в которой перечисляются вопросы, подлежащие обсуждению, с указанием должностей, фамилий, инициалов докладчиков и содокладчиков, регламент.
Основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: слушали - выступили - решили (приложение 8).
Содержание решения в протоколе не записывается. Если решение принято, в протоколе записывается: "Проект решения принять". Если проект требует доработки, то пишется: "Проект решения в основном принять с внесенными изменениями и дополнениями. Окончательную редакцию проекта поручить..." или "Рассмотрение проекта решения отложить до...", "Не принимать", "Ограничиться обсуждением".
5.2.3. Затем с абзаца отражается ход голосования - указывается количество депутатов, голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся". Если все голосовали "за", указывается "принято единогласно".
Если ход сессии стенографируется, расшифрованная стенограмма прилагается к протоколу.
5.2.4. Протокол сессии должен быть оформлен и подписан в срок не более чем за 3 дня.
5.3. Оформление протоколов заседаний постоянных и временных комиссий Кенгаша народных депутатов производится в соответствии с приложением 9.
5.3.1. Датой протокола является дата заседания.
5.3.2. Номером протокола является порядковый номер заседания в пределах года.
5.3.3. Во вводной части протокола указываются: фамилия, инициалы председателя (хокима), секретаря комиссии Кенгаша, состав присутствующих, повестка дня.
5.3.4. Основная часть протокола строится по схеме: слушали выступили - решили. Решение записывается в тексте протокола.
5.3.5. Выступления могут записываться в протоколе в краткой форме.
6. Составление и оформление решений Кенгаша народных депутатов, решений и распоряжений хокима (приложения 4, 5)
6.1. Проекты решений и распоряжений должны быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленной формы и без исправлений. Объем решений, как правило, не должен превышать 3 машинописных страницы, а по важнейшим народнохозяйственным вопросам - 5 страниц.
6.2. Заголовок решений должен быть кратким, соответствовать основному содержанию и отвечать на вопрос "О чем". Заголовок начинается с предлога "О", "Об", например: "Об итогах...", "О мерах...", "О ходе...".
6.3. Текст решения Кенгаша и решения хокима состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели или основания, вызвавшие принятие решения. В ней отмечаются достигнутые успехи и критически оцениваются недостатки в рассматриваемой области. Констатирующая часть может также состоять из ссылки на правовой акт вышестоящего органа, на основании которого принимается решение. В ссылке указывается название правового акта, автор, наименование органа (учреждения), дата, номер, заголовок.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае решение начинается с распорядительной части.
6.4. В распорядительной части решения указывается наименование Кенгаша и пишется слово "Решил", если решение хокима, то "Решаю".
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В тех случаях, когда в пункте содержится поручение, оно строится по схеме: кому, что делать, срок исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны организации и должностные лица. Если в пункте не содержится конкретного поручения, то его можно сформулировать с применением слов: "утвердить", "одобрить", "принять к сведению" и т.п.
В распорядительной части решения, в случае необходимости, воспроизводятся правовые акты вышестоящих органов, на основе которых принято данное решение.
Содержание акта вышестоящего органа излагается в виде самостоятельного пункта и указывается: "Принять к сведению", "Принять к руководству".
При необходимости отмены или изменения ранее принятых решений или их отдельных пунктов указывается дата, номер, наименование решения и пишется: "Признать утратившим силу...".
В конце решения указывается лицо (хоким, его заместители, другие должностные лица) или подразделение хокимията, соответствующая организация, на которых возложен контроль за выполнением решения.
6.5. К проекту решения прилагается пояснительная записка, обосновывающая необходимость принятия решения, за подписью председателей комиссий Кенгаша народных депутатов, руководителей организации, других должностных лиц, внесших проект решения, не более 2 страниц, а по важнейшим народнохозяйственным вопросам - 4 страниц (кроме решений, принятых на основе документов вышестоящих органов).
Предложения должны быть обоснованы с учетом имеющихся трудовых, материальных и финансовых ресурсов, соответствовать действующему законодательству, содержать объективную оценку положения дел, сформулированы цели и меры по решению вопроса, указаны исполнители и реальные сроки исполнения, заключения и возражения заинтересованных организаций.
6.6. Проект решения согласовывается с организациями, интересы которых затрагивает данное решение. Проект решения визируется: всеми заместителями хокима, руководителем соответствующего структурного подразделения хокимията, заинтересованными организациями, исполнителями, заведующим канцелярией, кроме того, в Совете Министров Республики Каракалпакстан, хокимияте области и г. Ташкента - юристом, руководителем информационно-аналитической группы и управляющим делами.
6.7. Номером решения Кенгаша является порядковый номер решения в пределах созыва, номер сессии также в пределах созыва и номер созыва, например: 81/14-1, где 81 - порядковый номер решения, 14 - номер сессии, 1 - номер созыва. Решения хокима нумеруются по порядку в пределах года.
6.8. Датой решения Кенгаша является дата начала работы сессии.
6.9. Подписанный экземпляр решения передается в канцелярию.
6.10. К решению прилагается указатель рассылки, подготовленный соответствующим секретариатом, руководителем группы или ответственным работником, подготовившим документ и подписанный ими, в котором указывается перечень организаций, учреждений, управлений, служб и должностных лиц, кому должно быть разослано данное решение. Рассылку осуществляет канцелярия.
6.11. Решения хокима могут приниматься совместно с общественными организациями.
В заголовочной части такого документа указывается полное наименование всех организаций, от имени которых принимается документ. Индексом данного документа являются порядковые регистрационные номера. Первым должен быть номер, присвоенный организацией, подготовившей проект документа, например: 163/9, 120/5.
6.12. Для решения вопросов оперативных, административно-хозяйственных и по личному составу в аппарате хокимията издаются распоряжения.
Подготовка проекта распоряжения по указанным вопросам проводится аналогично проекту решения, но без заголовка.
6.13. В текст распоряжения при необходимости включается констатирующая часть, которая начинается со слов "В целях...", "В связи..." и т.д.
Текст распоряжения может делиться на пункты, каждый пункт начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия.
6.14. В последнем пункте указывается подразделение аппарата хокимията, должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением, и при необходимости - срок. Датой распоряжения является дата его подписания.
6.15. Для распоряжений устанавливается отдельная нумерация в пределах одного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "Ф" (например: 115-ф). Распоряжения по кадровым вопросам получают нумерацию с добавлением букв "фк" (например 118-фк).
7. Составление номенклатуры и формирование дел
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура составляется для правильного формирования дел, обеспечения поиска и учета дел, для определения сроков хранения документов.
7.1.2. Сводная номенклатура дел хокимията составляется канцелярией. Номенклатура дел предварительно согласовывается с экспертной комиссией хокимията и архивом аппарата хокимията, а затем утверждается хокимом или управляющим делами хокимията (приложение 10).
Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и структуры аппарата хокимията, но не реже одного раза в пять лет.
7.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела, отражающие деятельность хокимията, справочные и контрольные картотеки, личные дела, дела постоянных и временных комиссий и дела общественных организаций.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Правительства Республики Узбекистан, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, указатели, экспресс-информации.
7.1.4. Разделы в номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата хокимията. Последними в номенклатуре дел располагаются дела профкома.
Внутри структурных подразделений дела располагаются по степени их значимости по следующей схеме:
- организационно-распорядительные документы вышестоящих органов;
- организационно-распорядительные документы хокимията;
- протоколы и материалы к ним;
- планы, сметы, отчеты;
- доклады, обзоры, докладные записки;
- переписка;
- справки, акты, сведения;
- лимиты, заявки;
- справочная картотека.
7.1.5. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, находящихся в деле. Заголовки дел в номенклатуре формируются с учетом группировки в дела отдельно документов постоянного и временного хранения.
В каждом заголовке необходимо указать вид (разновидность) документа, его содержание, в переписке корреспондента (корреспондентов).
В заголовках дел, включающих в себя распорядительные документы или протоколы, необходимо указать подлинность или копированность документов.
В заголовках применяется термин "документы" в случаях, когда дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятием "документы" обозначают также документы--приложения к обобщающему документу (например, к протоколу).
7.1.6. Индекс дела состоит из двух элементов: номера подразделения аппарата и порядкового номера дела в пределах данной структурной части (01-1, 01-2, ...02-1 и т.д.).
Возникшие в течение года новые и непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
7.2. Формирование дел
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляет канцелярия аппарата хокимията.
7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В деле не должны формироваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При большем количестве листов заводится второй и последующие тома дела.
7.2.4. Протоколы, решения сессии и документы к ним формируются в одно дело. Отдельно формируются решения и распоряжения хокима. Распоряжения хокима формируются отдельно от его распоряжений по кадрам. Документы внутри распорядительных документов и протоколов располагаются по хронологии и по номерам.
7.2.5. Переписка группируется в дела за период календарного года по конкретным вопросам и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается вслед за документом--запросом.
7.2.6. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
7.2.7. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, направление или представление, заявление об увольнении, личный листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании; выписки из распоряжений о назначении, увольнении, перемещении, дополнение к личному листку по учету кадров.
7.2.8. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
