29.03.1999
4.13. На документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных прилагаемым перечнем (приложение 7), подпись хокима или его заместителей заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются хокимом.
4.14. Поручения по исполнению документа даются в форме резолюции хокима, его заместителей или руководителя структурного подразделения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок исполнения (в необходимых случаях); личная подпись руководителя; дата резолюции.
Например:
Мирзабаеву Б. М.
Прошу подготовить проект бюджета
района к 5.12.98
(подпись) Р.Абидов
03.11.98
4.15. Прохождение документа в хокимияте сопровождается проставлением на нем соответствующих отметок.
Отметка о поступлении (регистрации) проставляется на нижней части первого листа документа справа.
Отметка о взятии документа на контроль проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и обозначается словом "Назорат" или буквой "Н". (Порядок регистрации документов, перечень которых определен постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года N 12, осуществляется в соответствии с утвержденными данным постановлением Основными положениями).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; дату направления документа в дело; подпись исполнителя. Отметка об исполнении документов, находящихся на контроле, осуществляется в установленном порядке (Решение хокима - соответствующим решением после исполнения; поручение руководства - резолюцией руководства, давшего его; остальные - руководителями подразделений аппарата хокимията).
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя (составителя) документа и номера его служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа, или, при отсутствии места, на оборотной его стороне, например:
Хашимов 771168.
4.16. Если к документу имеются приложения, то отметки о наличии приложений оформляются следующим образом.
В решениях, распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Разработать и представить на утверждение проект бюджета области по форме, указанной в приложении".
Приложения к распорядительным документам должны содержать в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:
Приложение
к решению сессии Ташкентского областного Кенгаша
народных депутатов 12.10.98. N 8/1-14
При наличии нескольких приложений к решению на них проставляют порядковые номера без знака "N" (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.).
Сведения о наличии приложений к параметрам, отчетам, протоколам, письмам и т.д. указывают после текста документа перед подписью.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: на 8 л., в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложения: 1. Перечень объектов, подлежащих вводу в эксплуатацию в 1999 году, на 2 л. в 1 экз.
2. Список недостающего оборудования на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение:
Письмо финансового управления Хокимията Ташкентской области от 15.02.99. 104-1/202 и приложение к нему, всего на 16 л., в 5 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л., в 1 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
4.17. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа, выписка - копия части документа.
Копии (выписки) документов хокимията изготавливаются и выдаются с разрешения управляющего делами (заведующего канцелярией). В случаях, предусмотренных постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года N 12, управляющий делами (заведующий канцелярией) в установленные сроки выдает копии документов, поступающих в хокимият.
При формировании личных дел сотрудников разрешается изготавливать копии и выписки документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о рождении и т.п.).
Копия (выписка) документа воспроизводится на общем бланке хокимията и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего их соответствие подлиннику.
Если копия изготавливается не на бланке, но с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. В верхнем правом углу первого листа копии документа ставится отметка "Копия". Заверительная надпись составляется по форме:
Верно
Специалист управления делами (канцелярии). Подпись З.Мусаева 25.11.98.
Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "подпись".
При пересылке копии (выписки) документа в другие организации или выдаче ее на руки отдельным лицам заверительную надпись удостоверяют печатью.
4.18. В целях обеспечения сохранности и учета бланков в хокимиятах все бланки по каждому виду (решение, распоряжение, письмо) должны быть пронумерованы. Номер проставляется в левом верхнем углу оборотной стороны бланка.
4.19. При ответах на документы из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров указывается номер и дата документа, на который направляется ответ.
