29.03.1999
2. Прием, регистрация, оформление и направление поступающей корреспонденции
2.1. Вся несекретная корреспонденция, поступающая в Совет Министров Республики Каракалпакстан, областной, городской или районный хокимият, принимается канцелярией, а в нерабочее время - ответственным дежурным или помощником, которые обязаны после дежурства сдать ее в канцелярию. Не разрешается принимать корреспонденцию непосредственно в секретариатах хокимията (кроме срочной информации, запрашиваемой секретариатами, отделами и группами хокимията).
2.2. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляются централизованно в канцелярии хокимията.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении повреждения, недостачи документов или приложений к ним необходимо немедленно сообщить об этом отправителю и составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.
Ошибочно направленные в хокимият документы канцелярией отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Конверты от поступающих документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с грифом "Лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.
2.3. Поступившая в канцелярию корреспонденция разделяется на подлежащую и не подлежащую регистрации. Не подлежат регистрации документы согласно приложению 1. На корреспонденции, подлежащей регистрации, проставляется регистрационный штамп (приложение 2).
Предложения, заявления и жалобы граждан, независимо от того, откуда они поступили, в т.ч. с надписью "Лично", регистрируются и учитываются отдельно.
В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно- контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
Хокиму передаются документы вышестоящих органов, а также корреспонденция, содержащая информацию по принципиальным вопросам деятельности хокимията, требующим решения хокима.
Остальные документы передаются заместителям хокима, в секретариаты и соответствующие службы хокимията.
3. Учет и прохождение документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов
3.1. После регистрации корреспонденция с резолюцией хокима направляется заместителям хокима и в другие подразделения.
3.2. Учет, организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан (перечень утвержден постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 г. № 12) осуществляются в установленном порядке (схемы № 1, 2 - прилагаются).
3.3. Работа с корреспонденцией, подготавливаемой подразделениями хокимията и поступающей из других организаций, осуществляется в следующем порядке:
- указания по исполнению документов отражаются в резолюциях. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения резолюции на регистрационную карточку и затем доставляются по назначению;
- обработка и передача документов должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;
- если документ находится на исполнении у нескольких работников, то ответственным за его исполнение является работник, фамилия которого в резолюции указана первой.
Не допускается прием документов в хокимияте без регистрации в канцелярии.
3.4. Обработка и отправка исходящих документов осуществляются централизованно канцелярией хокимията.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник канцелярии проставляет свою фамилию и дату отправки.
Документы, поступившие в канцелярию для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или в срок не более 1 суток.
3.5. Передача документов между отделами аппарата хокимията осуществляется через канцелярию.
3.6. Ежемесячно, в нарастающем порядке, а затем в целом за год, канцелярией обобщаются данные по учету входящих, исходящих и аппаратных (имеются в виду документы, составленные работниками хокимията) документов. Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
3.7. Индекс входящего (исходящего документа) состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера.
Исключение составляют индексы решений, распоряжений и протоколов. Их индексами являются их регистрационные номера, присваиваемые в пределах каждого вида документа.
Присвоение очередному документу регистрационного номера необходимо производить при помощи формы нумерационного бланка (приложение 3), которая оформляется отдельно для входящих, исходящих и аппаратных документов.
3.8. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 4). Состав реквизитов карточки может быть дополнен ("исполнители", "расписка исполнителя", "ход исполнения" и др.) в графе "Контрольные отметки".
При регистрации документов на карточках следует самостоятельно регистрировать только инициативные документы (запросы), составленные в данном хокимияте или присланные из других организаций. Данные об ответных документах фиксируются на той же карточке.
Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документов. На ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.
В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации аппаратных документов в этой графе указывается наименование самого хокимията.
В графе "Дата поступления и индекс документа" указывается дата поступления документа и индекс, который присваивается ему в хокимияте.
В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа. При регистрации исходящей корреспонденции или аппаратного документа здесь указывается дата подписания регистрируемого документа и его исходящий индекс или регистрационный номер.
В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.
В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывается фамилия лица, которому поручается исполнение, краткое конкретное указание о решении вопроса, срок исполнения, ее автор и дата.
В графе "Отметка об исполнении документа" записывается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.
В графе "Роспись в получении" и "дата" расписывается исполнитель и проставляется дата получения документа.
В графе "Контрольные отметки" делаются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа.
Графы регистрационной карточки "Фонд N ", "Опись N ", "Дело N " заполняются в архиве.
3.9. Регистрационные карточки печатаются в количестве, необходимом для ведения картотек согласно установленным внутренним правилам.
Обязательным является ведение справочной картотеки, в которой карточки размещаются в хронологическом порядке от ранних к поздним срокам согласно регистрационным номерам.
Кроме справочной, могут формироваться контрольная картотека, а также картотеки по исполнителям, территории и т.д.
Подсчет количества документов осуществляется по учетным (регистрационным) карточкам и журналам учета, при работе на автоматизированной системе с документами - по соответствующим выходным формам.
3.10. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной обработки документов и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.
Картотека на письма, заявления, жалобы граждан составляется по алфавиту их фамилий и по порядку регистрационных номеров.
