Приложение №1 "Инструкция по делопроизводству и организации контроля за исполнением документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов"

Этапы работы

Рабочие вопросы

Сроки исполнения

Ответственные

Корреспондент

Рассмотрение поступивших документов. Регистрация, оформление двух экземпляров учетных карточек. Корреспонденция, адресованная лично Председателю СМ РК, хокиму, передается их помощникам. Остальная направляется их заместителям (согласно распределению обязанностей)

В день поступления

Канцелярия

Канцелярия

Помощник Председателя СМ РК, хокима, их заместители, руководители структурных подразделений

Рассмотрение корреспонденции, подготовка с участием специалистов структурных подразделений резолюции, с определением сроков исполнения для низовых звеньев и структурных подразделений (раздельно)

В течение суток

Помощник Председателя СМ РК, хокима и специалисты структурных подразделений

Доклад руководству и передача документов для внесения резолюции, сроков исполнения, при необходимости, размножение документов, направление в соответствующие подразделения и организации

В течение часа

Помощник Председателя СМ РК, хокима, зав. канцелярией, специалист

Изучение вопроса, определение конкретных мер (мероприятий), обсуждение с привлечением заинтересованных исполнителей, организация реализации поручения, принятие мер персональной ответственности за несвоевременное исполнение

В установленный срок

Специалист структурного подразделения

Подготовка информации (доклада) руководству, давшему поручение, с проектом ответа адресату (при необходимости)

В установленный срок

Специалист структурного подразделения

Отправка ответа адресату

В течение суток

Канцелярия

Систематический анализ хода выполнения контрольных поручений и информирование руководства

Ежедневно,

ежемесячно,

ежеквартально

Помощник Председателя СМ РК, хокима, специалист

Внесение данных о ходе выполнения поручения, снятие с контроля

В установленный срок

Специалист

Подшивка документов в дело согласно номенклатуре дел

В установленный срок

Канцелярия

Этапы работы

Рабочие вопросы

Сроки исполнения

Ответственные

Адресат

Заявления

Регистрация поступивших писем, жалоб и заявлений

По получении

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям

Изучение и проработка вопросов, изложенных в заявлении, жалобе, при необходимости, совместно с работниками секретариатов аппарата Совета Министров РК и хокимиятов. Подготовка поручения и направление для исполнения в соответствующие организации, хокимияты и т.д., секретариаты и службы аппарата Совета Министров РК и хокимиятов

В течение двух суток

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям совместно со специалистом секретариата и службы аппарата

Секретариат

Канцелярия

В случае, когда отдельные вопросы, изложенные в заявлении или жалобе, не разрешены, специалист по письмам передает материалы в секретариат или службу аппарата Совета Министров РК и хокимията для информирования руководства и принятия соответствующего решения

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям. Специалист секретариата или службы

Организация, хокимият и т.д.

Изучение и проработка вопросов, изложенных в заявлениях и жалобах, при необходимости с участием автора

В течение 30 календарных дней со дня отправки документа из аппарата вышестоящего органа

Руководители и специалисты организаций, хокимиятов и т.д.

Подготовка и направление письменного ответа заявителю и в аппарат Совета Министров РК и хокимията

Специалист секретариата или службы.

Канцелярия

Отработка результатов рассмотрения документа в организациях, хокимиятах. При необходимости обобщение и подготовка проекта ответа заявителю и в вышестоящие органы

В течение трех суток со дня получения ответа

Специалист секретариата или службы.

Руководство аппарата

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям

Направление принятого решения заявителю и снятие заявления, письма и жалобы с контроля

В течение двух суток

Специалист по письмам, жалобам и заявлениям, секретариат, канцелярия

Секретариат